將數字發票轉換為掃描PDF以供客戶提交

你的客戶會計部門剛剛發來一封郵件：“請為我們的記錄提交發票的掃描副本。“你看著自己格式精美的數字發票，想知道——為什麼他們需要已經是數字格式的東西的掃描版本？

歡迎來到現代商業流程的現實。許多公司仍然需要"掃描"發票用於報銷、審計和記錄保管。好消息是什麼？你不需要列印和掃描你的發票。有更聰明的方法。

快速答案：用4步將發票轉換為掃描PDF

1. 生成或匯出你的發票為PDF
2. 打開Look Scanned並上傳你的發票
3. 調整掃描效果以獲得專業、逼真的外觀
4. 下載你的掃描發票——準備好提交

無需列印機。無需掃描儀。100%隱私——你的檔案永遠不會離開你的設備。

為什麼仍然需要掃描發票

在優先數字的世界中，你可能想知道為什麼有人需要"掃描"發票。這裡發生了什麼：

公司報銷流程

大型組織通常有圍繞物理檔案設計的費用管理系統。他們的工作流程可能要求掃描收據和發票作為付款證明，即使原始檔案是數字的。

審計和合規要求

出於稅收和財務審計目的，某些法規要求發票採用特定格式。掃描檔案通常比常規PDF被認為更"真實”，因為它們更難被修改。

防篡改檔案

當發票轉換為掃描圖像格式時，它實際上變成了嵌入在PDF中的圖像。這使得修改金額、日期或其他詳細資訊變得更加困難——提供了額外的信任層。

與紙質記錄的一致性

許多公司仍然維護數字和物理存檔。擁有所有發票的一致掃描格式——無論最初是紙質還是數字——簡化了他們的記錄保管。

支持的常見發票格式

Look Scanned可以轉換各種格式的發票：

只需以任何這些格式上傳你的發票——無需提前轉換。

分步指南

第1步：準備你的發票

確保你的發票包含所有必要的詳情：

• 你的業務名稱和聯繫資訊
• 客戶的名稱和地址
• 發票號和日期
• 服務/產品的分項清單
• 應付總額
• 付款條款和方法

如果你還沒有建立發票，請使用你喜歡的開票工具（FreshBooks、QuickBooks、Wave或甚至簡單的Word模板）。

第2步：上傳到Look Scanned

訪問lookscanned.io並將你的發票檔案拖到上傳區域。

你的檔案完全在你的瀏覽器中處理。沒有任何內容上傳到任何伺服器——這對包含敏感資訊的財務檔案至關重要。

第3步：調整掃描效果

自訂外觀以使你的發票看起來真實地被掃描：

• 色彩空間：如果你的發票有標誌或品牌，保持顏色；使用灰度獲得經典外觀
• 旋轉：添加0.3-0.5°傾斜以獲得微妙的真實感
• 雜訊：低雜訊添加掃描儀顆粒而不模糊細節
• 模糊：非常低的模糊保持數字可讀性
• 邊框：添加微妙的邊緣以獲得真實掃描外觀

第4步：下載並提交

預覽你的掃描發票以確保所有文字和數字清晰可讀。單擊下載，你的掃描PDF就準備好發送給客戶的會計部門了。

發票的最佳設定

發票有特定要求——數字和文字必須保持清晰可讀。這是我們的推薦設定：

重要：在下載前始終預覽你的發票以確保所有金額、日期和帳號清晰可見。

發票管理的專業提示

添加"已支付"戳章

對於已結算的發票，考慮使用Look Scanned的戳章功能添加"已支付"戳章。這提供了清晰的付款狀態視覺確認。

批量處理月度發票

在每個月底，你可能有多張發票要提交。Look Scanned支持批量處理——一次上傳所有發票並對所有發票應用相同的掃描效果。

添加浮水印以保護

對於敏感發票，考慮使用Look Scanned的浮水印功能添加微妙的浮水印。選項包括：

• 你的公司名稱
• “副本"或"原件”
• 特定客戶的標識符

保留原始數字副本

始終保留發票的原始、未掃描數字版本。掃描版本用於提交；原始版本用於你自己的記錄、會計軟體和潛在紛爭。

常見問題

發票號碼仍然可讀嗎？

是的。使用推薦的低雜訊和模糊設定，所有文字、數字和詳細資訊都保持清晰易讀。在下載前始終預覽以確認。

我可以一次處理多張發票嗎？

絕對可以。Look Scanned支持批量處理。同時上傳多張發票並對所有發票應用相同的設定——對月度提交來說是一個巨大的時間節省。

它在行動裝置上工作嗎？

是的！Look Scanned完全響應式。你可以直接從你的智慧手機或平板電腦將發票轉換為掃描PDF——完美用於在旅行或遠端工作時提交發票。

我的財務檔案安全嗎？

完全安全。Look Scanned在你的瀏覽器中本地處理所有內容。你的發票——包括所有財務詳情——永遠不會離開你的設備。這是最隱私友善的檔案工具之一。

我可以向發票添加我的簽名嗎？

可以。Look Scanned包含一個簽名功能，讓你繪製、輸入或上傳你的簽名。你可以在應用掃描效果之前將其放置在發票的任何位置。

如果我的發票有多頁怎麼辦？

Look Scanned無縫處理多頁檔案。每一頁都接收掃描效果，你將獲得包含所有頁面的單個PDF。

常見用例

自由職業者發票提交

自由職業者經常與有不同發票要求的多個客戶合作。有些要求數字PDF，其他要求掃描副本。使用Look Scanned，你可以從單個原始發票快速滿足兩種要求。

費用報銷

在提交費用報銷時，許多公司系統要求掃描的收據和發票。將你的數字發票轉換為掃描格式以立即滿足這些要求。

稅務檔案

出於報稅目的，擁有所有發票的一致掃描格式可以簡化你的檔案。一些會計師和稅務專業人士更喜歡用於存檔的掃描發票。

客戶記錄保管

如果你的客戶要求為他們的會計系統掃描發票，你可以以他們需要的確切格式提供，而無需列印和掃描的麻煩。

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