Bạn vừa hoàn thành đàm phán hợp đồng freelance. Khách hàng gửi thỏa thuận và yêu cầu bạn “ký và gửi lại bản scan”. Nhưng bạn đang làm việc từ nhà, từ quán cà phê, hoặc đang đi du lịch — và không có máy in hay máy scan nào trong tầm mắt.
Nghe quen không? Đây là một trong những nỗi bực dọc phổ biến nhất của freelancer, người làm việc từ xa và nhà thầu độc lập. Tin tốt: bạn không cần thiết bị vật lý để tạo hợp đồng scan chuyên nghiệp.
Trả Lời Nhanh: Tạo Hợp Đồng Scan trong 4 Bước
- Thêm chữ ký số vào hợp đồng (sử dụng bất kỳ công cụ PDF nào hoặc tính năng chữ ký tích hợp của Look Scanned)
- Mở Look Scanned và tải lên hợp đồng đã ký
- Điều chỉnh cài đặt hiệu ứng scan để có giao diện thực tế
- Tải xuống PDF scan — sẵn sàng gửi cho khách hàng
Không máy in. Không máy scan. Bảo mật 100% — tệp của bạn không bao giờ rời khỏi thiết bị.
Tại Sao Khách Hàng Yêu Cầu Bản Scan
Bạn có thể thắc mắc tại sao khách hàng vẫn yêu cầu “bản scan” trong thế giới số. Đây là những lý do phổ biến:
Yêu Cầu Pháp Lý và Tuân Thủ
Nhiều tổ chức có chính sách lưu trữ tài liệu yêu cầu bản scan. Công ty bảo hiểm, cơ quan chính phủ và các tập đoàn lớn thường có hệ thống cũ được thiết kế xung quanh quy trình làm việc với tài liệu giấy.
Xác Minh Chữ Ký
Tài liệu scan có chữ ký trông chân thực hơn PDF số thuần túy. Nó cho thấy tài liệu đã được xử lý vật lý và ký tay, thêm một lớp tính xác thực được cảm nhận.
Ngăn Chặn Giả Mạo
Một khi tài liệu được chuyển đổi sang định dạng ảnh scan, việc chỉnh sửa trở nên khó khăn hơn nhiều. Điều này cung cấp một lớp bảo mật bổ sung chống lại các sửa đổi trái phép.
Lưu Trữ Chuẩn Hóa
Các công ty thường lưu trữ tất cả hợp đồng ở định dạng scan nhất quán. Hợp đồng của bạn khớp với định dạng lưu trữ hiện tại giúp việc quản lý hồ sơ của họ dễ dàng hơn.
Cách Cũ vs. Cách Thông Minh
Phương Pháp Truyền Thống (Bực Bội)
- Nhận hợp đồng qua email
- In ra (cần máy in)
- Ký tay
- Scan lại thành PDF (cần máy scan)
- Gửi email lại cho khách hàng
Vấn đề: Cần thiết bị, lãng phí giấy, tốn thời gian, và chất lượng phụ thuộc vào máy scan.
Phương Pháp Thông Minh (Dễ Dàng)
- Nhận hợp đồng qua email
- Thêm chữ ký số trực tiếp vào PDF
- Áp dụng hiệu ứng scan thực tế với Look Scanned
- Gửi hợp đồng “đã scan” ngay lập tức
Lợi ích: Không cần thiết bị, kết quả tức thì, hoạt động ở mọi nơi, và tệp của bạn vẫn riêng tư.
Hướng Dẫn Từng Bước
Bước 1: Thêm Chữ Ký
Trước khi áp dụng hiệu ứng scan, bạn cần ký hợp đồng. Bạn có một số lựa chọn:
Lựa Chọn A: Sử Dụng Tính Năng Chữ Ký Tích Hợp của Look Scanned
Look Scanned có công cụ chữ ký mạnh mẽ cho phép bạn:
- Vẽ chữ ký trực tiếp trên thiết bị bằng bảng chữ ký
- Nhập tên và chọn từ các font chữ ký khác nhau
- Tải lên hình ảnh chữ ký hiện tại của bạn
Đây là lựa chọn thuận tiện nhất vì bạn có thể ký và scan ở cùng một nơi.
Lựa Chọn B: Sử Dụng Công Cụ PDF Bạn Thích
Ký tài liệu bằng Adobe Acrobat, Preview (Mac), hoặc bất kỳ trình chỉnh sửa PDF nào bạn quen dùng, sau đó tải PDF đã ký lên Look Scanned.
Bước 2: Tải Lên Look Scanned
Truy cập lookscanned.io và kéo hợp đồng vào vùng tải lên. Look Scanned hỗ trợ:
- Tệp PDF
- Tài liệu Word (.docx, .doc)
- Hình ảnh (JPG, PNG, WebP)
Tệp của bạn được xử lý hoàn toàn trong trình duyệt — không có gì được tải lên máy chủ nào.
Bước 3: Điều Chỉnh Hiệu Ứng Scan
Tùy chỉnh giao diện để hợp đồng trông như được scan thật:
- Không gian màu: Thang xám cho giao diện photocopy cổ điển
- Xoay: Thêm độ nghiêng 0,5-1° để mô phỏng việc đặt giấy không hoàn hảo
- Nhiễu: Nhiễu thấp đến trung bình thêm hạt scan thực tế
- Mờ: Một chút mờ làm mềm độ sắc nét số
- Viền: Thêm viền trang tinh tế cho tính xác thực
Bước 4: Tải Xuống và Gửi
Xem trước hợp đồng đã scan, sau đó nhấp tải xuống. PDF scan chuyên nghiệp của bạn đã sẵn sàng để gửi email cho khách hàng.
Cài Đặt Tốt Nhất cho Hợp Đồng
Các loại tài liệu khác nhau hưởng lợi từ các cài đặt khác nhau. Đây là khuyến nghị của chúng tôi cho hợp đồng:
| Cài Đặt | Giá Trị Khuyến Nghị | Tại Sao |
|---|---|---|
| Không gian màu | Thang xám | Giao diện chuyên nghiệp cổ điển |
| Xoay | 0,5° - 1° | Sự không hoàn hảo thực tế |
| Nhiễu | Thấp | Hạt scan tinh tế |
| Mờ | Thấp | Duy trì khả năng đọc |
| Viền | Bật | Viền trang xác thực |
Đặc biệt cho trang chữ ký: Cân nhắc sử dụng độ tương phản cao hơn một chút để chữ ký nổi bật rõ ràng.
Mẹo cho Freelancer
Giữ Bản Sao Số Gốc
Luôn lưu phiên bản sạch, chưa scan của hợp đồng đã ký. Phiên bản scan để nộp; bản gốc cho hồ sơ và mục đích pháp lý tiềm năng.
Sử Dụng Chữ Ký và Con Dấu
Tính năng chữ ký của Look Scanned hoàn hảo cho freelancer thường xuyên ký hợp đồng. Bạn có thể:
- Tạo chữ ký một lần và sử dụng lại
- Thêm con dấu chuyên nghiệp (như “ĐÃ DUYỆT” hoặc con dấu công ty)
- Định vị chữ ký chính xác trên trang
Xử Lý Hàng Loạt Nhiều Hợp Đồng
Làm việc với nhiều khách hàng? Look Scanned hỗ trợ xử lý hàng loạt. Tải lên nhiều hợp đồng cùng lúc và áp dụng cùng hiệu ứng scan cho tất cả — tiết kiệm thời gian lớn cuối mỗi tháng.
Thêm Watermark cho Bản Nháp
Khi chia sẻ bản nháp hợp đồng, cân nhắc thêm watermark “BẢN NHÁP” bằng tính năng watermark của Look Scanned. Điều này chỉ rõ tài liệu chưa phải bản cuối.
Câu Hỏi Thường Gặp
Điều này có hợp pháp không?
Có. Hiệu lực pháp lý của hợp đồng phụ thuộc vào thỏa thuận, không phải giao diện. PDF trông như scan có hiệu lực như PDF số “sạch”. Nhiều tòa án và doanh nghiệp thường xuyên chấp nhận tài liệu ký số với hiệu ứng scan.
Người ta có thể nhận ra đây không phải scan “thật” không?
Thực tế, không. Look Scanned thêm các đặc điểm scan xác thực — xoay nhẹ, nhiễu, kết cấu giấy — không thể phân biệt với tài liệu scan thực sự. Kết quả trông chính xác như từ máy scan vật lý.
Hợp đồng của tôi có an toàn không?
Hoàn toàn. Look Scanned xử lý mọi thứ cục bộ trong trình duyệt. Hợp đồng của bạn không bao giờ được tải lên máy chủ nào. Khi đóng tab trình duyệt, tất cả dữ liệu biến mất. Điều này khiến nó trở thành một trong những công cụ tài liệu thân thiện với quyền riêng tư nhất — thiết yếu cho hợp đồng kinh doanh bảo mật.
Nếu hợp đồng có nhiều trang thì sao?
Look Scanned xử lý tài liệu nhiều trang liền mạch. Mỗi trang được áp dụng hiệu ứng scan, và bạn nhận được một PDF duy nhất với tất cả các trang.
Tôi có thể dùng trên điện thoại không?
Có! Look Scanned hoàn toàn responsive và hoạt động trên smartphone và tablet. Bạn có thể tạo hợp đồng scan trực tiếp từ trình duyệt di động — hoàn hảo để ký tài liệu khi đi du lịch.
Đọc Thêm
- Cách Scan Tài Liệu Không Cần Máy Scan
- Giới Thiệu Chữ Ký và Con Dấu Chuyên Nghiệp trong Look Scanned
- Dễ Dàng Tạo PDF Scan Không Thể Copy và Chỉnh Sửa
- Cách Làm PDF Trông Như Đã Scan
Sẵn sàng tạo hợp đồng scan đầu tiên? Thử Look Scanned ngay — miễn phí, riêng tư và không cần cài đặt.