Email từ bộ phận kế toán của khách hàng vừa đến: “Vui lòng gửi bản sao được quét hóa đơn của bạn cho hồ sơ của chúng tôi.” Bạn nhìn vào hóa đơn kỹ thuật số được định dạng đẹp mắt và tự hỏi — tại sao họ lại cần phiên bản được quét của thứ gì đó đã kỹ thuật số?
Chào mừng bạn đến với thực tế của các quy trình kinh doanh hiện đại. Nhiều công ty vẫn yêu cầu hóa đơn “được quét” để hoàn lại chi phí, kiểm tra và mục đích lưu trữ. Tin tốt lành? Bạn không cần phải in và quét hóa đơn của mình. Có một cách thông minh hơn.
Câu trả lời Nhanh: Chuyển đổi Hóa đơn thành PDF Được quét trong 4 Bước
- Tạo hoặc xuất hóa đơn của bạn dưới dạng PDF
- Mở Look Scanned và tải lên hóa đơn của bạn
- Điều chỉnh hiệu ứng quét để có vẻ ngoài chuyên nghiệp và逼真
- Tải xuống hóa đơn được quét của bạn — sẵn sàng để nộp
Không có máy in. Không có máy quét. 100% riêng tư — các tập tin của bạn không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn.
Tại sao Hóa đơn Được quét Vẫn Được Yêu cầu
Trong thế giới tập trung vào kỹ thuật số, bạn có thể tự hỏi tại sao lại có người cần hóa đơn “được quét”. Đây là những gì thực sự đang xảy ra:
Quy trình Hoàn lại Chi phí Công ty
Các tổ chức lớn thường có các hệ thống quản lý chi phí được thiết kế xung quanh các tài liệu vật lý. Quy trình làm việc của họ có thể yêu cầu hóa đơn đã được quét và hóa đơn làm bằng chứng thanh toán, ngay cả khi những điều gốc là kỹ thuật số.
Yêu cầu Kiểm tra và Tuân thủ
Để mục đích thuế và kiểm toán tài chính, một số quy định yêu cầu hóa đơn ở một định dạng cụ thể. Các tài liệu được quét thường được coi là “chính hãng” hơn các tệp PDF thông thường vì chúng khó sửa đổi hơn.
Tài liệu Chống giả mạo
Khi chuyển đổi hóa đơn thành định dạng hình ảnh được quét, nó về cơ bản là một hình ảnh được nhúng trong PDF. Điều này làm cho việc thay đổi số tiền, ngày tháng hoặc chi tiết khác trở nên khó khăn hơn nhiều — cung cấp một lớp tin tưởng bổ sung.
Tính nhất quán với Bản ghi Giấy
Nhiều công ty vẫn duy trì cả lưu trữ kỹ thuật số và vật lý. Việc có tất cả các hóa đơn ở định dạng được quét nhất quán — dù bản gốc là giấy hay kỹ thuật số — làm đơn giản hóa việc lưu trữ hồ sơ của họ.
Các Định dạng Hóa đơn Phổ biến Được hỗ trợ
Look Scanned có thể chuyển đổi hóa đơn từ nhiều định dạng:
| Định dạng Nguồn | Loại Tập tin | Nguồn Phổ biến |
|---|---|---|
| Hầu hết phần mềm tạo hóa đơn, hóa đơn được xuất | ||
| Word | .docx, .doc | Mẫu hóa đơn, hóa đơn tùy chỉnh |
| Excel | .xlsx, .xls | Hóa đơn dựa trên bảng tính |
| Hình ảnh | JPG, PNG, WebP | Ảnh chụp màn hình hóa đơn, xuất từ di động |
Chỉ cần tải lên hóa đơn của bạn ở một trong các định dạng này — không cần chuyển đổi trước.
Hướng dẫn Từng bước
Bước 1: Chuẩn bị Hóa đơn của bạn
Đảm bảo hóa đơn của bạn bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết:
- Tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ của bạn
- Tên và địa chỉ khách hàng
- Số hóa đơn và ngày tháng
- Danh sách chi tiết các dịch vụ/sản phẩm
- Tổng số tiền phải thanh toán
- Điều khoản thanh toán và phương thức
Nếu bạn chưa tạo hóa đơn, hãy sử dụng công cụ tạo hóa đơn ưa thích của bạn (FreshBooks, QuickBooks, Wave hoặc thậm chí một mẫu Word đơn giản).
Bước 2: Tải lên Look Scanned
Truy cập lookscanned.io và kéo tập tin hóa đơn của bạn vào khu vực tải lên.
Tập tin của bạn được xử lý hoàn toàn trong trình duyệt của bạn. Không có gì được tải lên bất kỳ máy chủ nào — điều cần thiết cho các tài liệu tài chính chứa thông tin nhạy cảm.
Bước 3: Điều chỉnh Hiệu ứng Quét
Tùy chỉnh giao diện để làm cho hóa đơn của bạn trông như được quét asli:
- Không gian màu: Giữ màu nếu hóa đơn của bạn có logo hoặc thương hiệu; sử dụng thang xám để có giao diện cổ điển
- Xoay: Thêm độ nghiêng 0.3-0.5° cho sự逼真tinh tế
- Tiếng ồn: Tiếng ồn thấp thêm hạt máy quét mà không làm mờ chi tiết
- Mờ: Mờ rất thấp duy trì khả năng đọc số
- Đường viền: Thêm các cạnh tinh tế để có vẻ ngoài được quét chính hãng
Bước 4: Tải xuống và Gửi
Xem trước hóa đơn được quét của bạn để đảm bảo tất cả các văn bản và số đều có thể đọc được rõ ràng. Nhấp vào tải xuống và PDF được quét của bạn sẵn sàng gửi đến bộ phận kế toán của khách hàng.
Cài đặt Tốt nhất cho Hóa đơn
Hóa đơn có các yêu cầu cụ thể — các số và văn bản phải vẫn có thể đọc được rõ ràng. Đây là cài đặt mà chúng tôi khuyến nghị:
| Cài đặt | Giá trị Được khuyến nghị | Tại sao |
|---|---|---|
| Không gian màu | Màu (nếu có logo) hoặc Thang xám | Giữ thương hiệu hoặc giao diện cổ điển |
| Xoay | 0.3° - 0.5° | Thiếu sót tinh tế |
| Tiếng ồn | Thấp | Hạt tối thiểu để rõ ràng |
| Mờ | Rất Thấp | Giữ các số sắc nét |
| Tương phản | Hơi Cao | Tăng cường khả năng hiển thị văn bản |
| Đường viền | Bật | Cạnh trang chính hãng |
Quan trọng: Luôn xem trước hóa đơn của bạn trước khi tải xuống để đảm bảo tất cả số tiền, ngày tháng và số tài khoản đều có thể nhìn thấy rõ ràng.
Mẹo Pro cho Quản lý Hóa đơn
Thêm Dấu “PAID”
Đối với các hóa đơn đã được thanh toán, hãy cân nhắc sử dụng tính năng dấu của Look Scanned để thêm dấu “PAID”. Điều này cung cấp xác nhận trực quan rõ ràng về tình trạng thanh toán.
Xử lý Hàng loạt Hóa đơn Hàng tháng
Vào cuối mỗi tháng, bạn có thể có nhiều hóa đơn để gửi. Look Scanned hỗ trợ xử lý hàng loạt — tải lên tất cả hóa đơn của bạn cùng một lúc và áp dụng cùng một hiệu ứng quét cho tất cả chúng.
Thêm Hình mờ để Bảo vệ
Đối với các hóa đơn nhạy cảm, hãy cân nhắc thêm hình mờ tinh tế bằng cách sử dụng tính năng hình mờ của Look Scanned. Các tùy chọn bao gồm:
- Tên công ty của bạn
- “COPY” hoặc “ORIGINAL”
- Mã định danh cụ thể của khách hàng
Lưu Bản sao Kỹ thuật số Gốc
Luôn giữ phiên bản kỹ thuật số gốc không được quét của hóa đơn của bạn. Phiên bản được quét dành cho việc gửi; gốc dành cho hồ sơ của riêng bạn, phần mềm kế toán và các tranh chấp tiềm ẩn.
Các Câu hỏi Thường gặp
Các số hóa đơn có vẫn có thể đọc được không?
Có. Với cài đặt tiếng ồn thấp và mờ được khuyến nghị, tất cả các văn bản, số và chi tiết vẫn có thể đọc được rõ ràng. Luôn xem trước trước khi tải xuống để xác nhận.
Tôi có thể xử lý nhiều hóa đơn cùng một lúc không?
Chắc chắn. Look Scanned hỗ trợ xử lý hàng loạt. Tải lên nhiều hóa đơn cùng lúc và áp dụng cùng một cài đặt cho tất cả — một sự tiết kiệm thời gian lớn cho việc gửi hàng tháng.
Nó có hoạt động trên di động không?
Có! Look Scanned hoàn toàn responsive. Bạn có thể chuyển đổi hóa đơn thành PDF được quét trực tiếp từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình — hoàn hảo để gửi hóa đơn trong khi đi công tác hoặc làm việc từ xa.
Các tài liệu tài chính của tôi có an toàn không?
Hoàn toàn. Look Scanned xử lý mọi thứ cục bộ trong trình duyệt của bạn. Các hóa đơn của bạn — bao gồm tất cả các chi tiết tài chính — không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn. Đây là một trong những công cụ tài liệu tập trung vào quyền riêng tư nhất hiện có.
Tôi có thể thêm chữ ký của mình vào hóa đơn không?
Có. Look Scanned bao gồm tính năng chữ ký cho phép bạn vẽ, gõ hoặc tải lên chữ ký của bạn. Bạn có thể đặt nó ở bất kỳ đâu trên hóa đơn trước khi áp dụng hiệu ứng quét.
Nếu hóa đơn của tôi có nhiều trang thì sao?
Look Scanned xử lý các tài liệu nhiều trang một cách liền mạch. Mỗi trang nhận hiệu ứng quét và bạn sẽ nhận được một PDF duy nhất với tất cả các trang được bao gồm.
Các Trường hợp Sử dụng Phổ biến
Nộp Hóa đơn Freelance
Những người làm việc tự do thường làm việc với nhiều khách hàng có yêu cầu hóa đơn khác nhau. Một số muốn PDF kỹ thuật số, những người khác muốn bản sao được quét. Với Look Scanned, bạn có thể nhanh chóng đáp ứng cả hai yêu cầu từ một hóa đơn gốc duy nhất.
Hoàn lại Chi phí
Khi gửi chi phí để hoàn lại, nhiều hệ thống công ty yêu cầu hóa đơn và hóa đơn được quét. Chuyển đổi hóa đơn kỹ thuật số của bạn thành định dạng được quét để đáp ứng các yêu cầu này ngay lập tức.
Tài liệu Thuế
Để mục đích nộp hồ sơ thuế, việc có tất cả các hóa đơn ở định dạng được quét nhất quán có thể đơn giản hóa tài liệu của bạn. Một số kế toán viên và chuyên gia thuế thích các hóa đơn được quét cho lưu trữ của họ.
Lưu Bản ghi Khách hàng
Nếu khách hàng của bạn yêu cầu hóa đơn được quét cho hệ thống kế toán của riêng họ, bạn có thể cung cấp chúng ở định dạng mà họ cần mà không cần phiền phức in và quét.
Đọc Liên quan
- Cách Tạo Bản sao Được quét của Hợp đồng Freelance
- Cách Quét Tài liệu Mà không có Máy quét
- Batch Chuyển đổi PDF và Tài liệu thành PDF Trông Được quét
- Cách Thêm Hình mờ Không thể Xóa vào PDF của bạn
Sẵn sàng chuyển đổi hóa đơn của bạn chưa? Hãy thử Look Scanned ngay bây giờ — miễn phí, riêng tư và không cần cài đặt.