ڈیجیٹل انوائسز کو اسکین شدہ PDFs میں تبدیل کریں کلائنٹ جمع دہی کے لیے

آپ کے کلائنٹ کے اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ نے ابھی ایک ای میل بھیجی ہے: “براہ کرم اپنے انوائس کی اسکین شدہ کاپی ہماری ریکارڈوں کے لیے جمع کریں۔” آپ اپنے خوبصورتی سے فارمیٹ شدہ ڈیجیٹل انوائس کو دیکھتے ہیں اور سوچتے ہیں — انہیں اس چیز کا اسکین شدہ ورژن کیوں چاہیے جو پہلے سے ڈیجیٹل ہے؟

جدید کاروباری عمل کی حقیقت میں خوش آمدید۔ بہت سی کمپنیاں اب بھی ریمبرسمنٹ، آڈٹنگ، اور ریکارڈ رکھنے کے لیے “اسکین شدہ” انوائسز کی ضرورت ہے۔ اچھی خبر؟ آپ کو اپنے انوائس کو پرنٹ اور اسکین کرنے کی ضرورت نہیں۔ ایک ہوشیار طریقہ ہے۔

فوری جواب: انوائس کو اسکین شدہ PDF میں 4 مراحل میں تبدیل کریں

1. اپنے انوائس کو تیار کریں یا PDF کے طور پر ایکسپورٹ کریں
2. Look Scanned کھولیں اور اپنے انوائس کو اپ لوڈ کریں
3. اسکین اثر کو ایک پروفیشنل، حقیقی نظریہ کے لیے ایڈجسٹ کریں
4. اپنے اسکین شدہ انوائس کو ڈاؤن لوڈ کریں — جمع دہی کے لیے تیار

کوئی پرنٹر نہیں۔ کوئی اسکینر نہیں۔ 100% نجی — آپ کی فائلیں کبھی آپ کے ڈیوائس سے نہیں جاتیں۔

اسکین شدہ انوائسز ابھی بھی کیوں ضروری ہیں

ڈیجیٹل سے پہلی دنیا میں، آپ سوچ سکتے ہیں کہ کوئی “اسکین شدہ” انوائس کیوں چاہے۔ یہاں اصل میں کیا ہو رہا ہے:

کارپوریٹ ریمبرسمنٹ عمل

بڑی تنظیمیں اکثر خرچ کے انتظام کے نظام رکھتی ہیں جو جسمانی دستاویزات کے گرد بنائے جاتے ہیں۔ ان کے ورک فلوز کو بھی ادائیگی کے ثبوت کے طور پر اسکین شدہ رسیدوں اور انوائسز کی ضرورت ہو سکتی ہے، یہاں تک کہ جب اصل ڈیجیٹل ہو۔

آڈٹ اور کمپلائنس کی ضروریات

ٹیکس کے مقصد اور مالیاتی آڈٹ کے لیے، کچھ ضوابط انوائسز کو ایک مخصوص شکل میں ہونے کی ضرورت ہے۔ اسکین شدہ دستاویزات کو اکثر باقاعدہ PDFs سے زیادہ “حقیقی” سمجھا جاتا ہے کیونکہ انہیں تبدیل کرنا مشکل ہے۔

غلط بیانی سے بچاؤ والی دستاویزات

جب کوئی انوائس اسکین شدہ تصویر کی شکل میں تبدیل ہوتا ہے، تو یہ بنیادی طور پر PDF میں سمونے والی تصویر بن جاتا ہے۔ یہ رقوم، تاریخوں، یا دیگر تفصیلات کو تبدیل کرنا بہت زیادہ مشکل بناتا ہے — اعتماد کی ایک اضافی پرت فراہم کرتے ہوئے۔

کاغذ کے ریکارڈز کے ساتھ تطابق

بہت سی کمپنیاں ڈیجیٹل اور جسمانی دونوں آرکائیوز برقرار رکھتی ہیں۔ تمام انوائسز کو ایک مطابقت پذیر اسکین شدہ شکل میں رکھنا — چاہے اصل میں کاغذ ہو یا ڈیجیٹل — ان کے ریکارڈ رکھنے کو آسان بناتا ہے۔

سپورٹ شدہ عام انوائس فارمیٹس

Look Scanned مختلف فارمیٹس سے انوائسز کو تبدیل کر سکتا ہے:

آسانی سے اپنے انوائس کو ان میں سے کسی بھی فارمیٹ میں اپ لوڈ کریں — پہلے سے تبدیل کرنے کی ضرورت نہیں۔

مرحلہ وار ہدایت

مرحلہ 1: اپنے انوائس کو تیار کریں

یقینی بنائیں کہ آپ کے انوائس میں تمام ضروری تفصیلات ہوں:

• آپ کے کاروبار کا نام اور رابطے کی معلومات
• کلائنٹ کا نام اور پتہ
• انوائس نمبر اور تاریخ
• خدمات/مصنوعات کی تفصیلات شدہ فہرست
• کل رقم قابل ادائیگی
• ادائیگی کی شرائط اور طریقے

اگر آپ نے ابھی اپنا انوائس نہیں بنایا ہے، تو اپنے پسندیدہ انوائسنگ ٹول کا استعمال کریں (FreshBooks، QuickBooks، Wave، یا یہاں تک کہ سادہ Word سانچہ)۔

مرحلہ 2: Look Scanned پر اپ لوڈ کریں

lookscanned.io پر جائیں اور اپنی انوائس فائل کو اپ لوڈ علاقے میں گھسیٹیں۔

آپ کی فائل مکمل طور پر آپ کے براؤزر میں معالجہ کی جاتی ہے۔ کوئی سرور پر اپ لوڈ نہیں کیا جاتا — حساس معلومات والے مالیاتی دستاویزات کے لیے ضروری۔

مرحلہ 3: اسکین اثر ایڈجسٹ کریں

اپنے انوائس کو حقیقی طریقے سے اسکین شدہ لگانے کے لیے ظہور کو کسٹمائز کریں:

• رنگ کی جگہ: اگر آپ کے انوائس میں لوگو یا برانڈنگ ہے تو رنگ رکھیں؛ کلاسک نظریے کے لیے گریس کیل استعمال کریں
• گردش: سوکھے حقیقت کے لیے 0.3-0.5° ٹلٹ شامل کریں
• شور: کم شور تفصیلات کو نقصان نہ پہنچاتے ہوئے اسکینر دانے شامل کرتا ہے
• دھندلاپن: بہت کم دھندلاپن نمبر کی پڑھنے کی صلاحیت کو برقرار رکھتا ہے
• سرحد: حقیقی اسکین شدہ ظہور کے لیے نازک کناروں کو شامل کریں

مرحلہ 4: ڈاؤن لوڈ اور جمع دہی کریں

اپنے اسکین شدہ انوائس کا پروپیغنڈہ کریں تاکہ تمام متن اور نمبر واضح طریقے سے پڑھنے کے قابل ہوں۔ ڈاؤن لوڈ پر کلک کریں، اور آپ کا اسکین شدہ PDF آپ کے کلائنٹ کے اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ کو بھیجنے کے لیے تیار ہے۔

انوائسز کے لیے بہترین سیٹنگز

انوائسز کی مخصوص ضروریات ہیں — نمبر اور متن واضح طریقے سے قابل فہم رہنے چاہیں۔ یہاں ہماری تجویز کردہ سیٹنگز ہیں:

اہم: ہمیشہ ڈاؤن لوڈ سے پہلے اپنے انوائس کا پروپیغنڈہ کریں تاکہ یقینی بنائیں تمام رقوم، تاریخیں، اور اکاؤنٹ نمبر واضح طریقے سے نمایاں ہوں۔

انوائس کی تدبیر کے لیے Pro Tips

“ادائیگی شدہ” سٹیمپ شامل کریں

ان انوائسز کے لیے جو پہلے سے ہی حل ہو چکے ہیں، Look Scanned کی اسٹیمپ خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے “ادائیگی شدہ” سٹیمپ شامل کرنے پر غور کریں۔ یہ ادائیگی کی حالت کی واضح بصری تصدیق فراہم کرتا ہے۔

ماہانہ انوائسز کو بیچ پروسیس کریں

ہر ماہ کے آخر میں، آپ کے پاس جمع دہی کے لیے متعدد انوائسز ہو سکتے ہیں۔ Look Scanned بیچ پروسیسنگ کو سپورٹ کرتا ہے — اپنے تمام انوائسز کو بیک وقت اپ لوڈ کریں اور تمام پر ایک جیسے اسکین اثر کا اطلاق کریں۔

تحفظ کے لیے واٹرمارکس شامل کریں

حساس انوائسز کے لیے، Look Scanned کی واٹرمارک خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے ایک نازک واٹرمارک شامل کرنے پر غور کریں۔ اختیارات میں شامل ہیں:

• آپ کی کمپنی کا نام
• “نقل” یا “اصل”
• کلائنٹ-مخصوص شناخت کار

اصل ڈیجیٹل کاپیز برقرار رکھیں

ہمیشہ اپنے انوائسز کی اصل، غیر اسکین شدہ ڈیجیٹل کاپی برقرار رکھیں۔ اسکین شدہ ورژن جمع دہی کے لیے ہے؛ اصل آپ کے اپنے ریکارڈز، اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر، اور ممکنہ تنازعات کے لیے ہے۔

عام سوالات

کیا انوائس نمبر اب بھی پڑھنے کے قابل ہوں گے؟

جی ہاں۔ تجویز کردہ کم شور اور دھندلاپن کی سیٹنگز کے ساتھ، تمام متن، نمبر، اور تفصیلات واضح طریقے سے قابل فہم رہتی ہیں۔ تصدیق کے لیے ہمیشہ ڈاؤن لوڈ سے پہلے پروپیغنڈہ کریں۔

کیا میں ایک ساتھ متعدد انوائسز پروسیس کر سکتا ہوں؟

بالکل۔ Look Scanned بیچ پروسیسنگ کو سپورٹ کرتا ہے۔ بیک وقت متعدد انوائسز اپ لوڈ کریں اور تمام پر ایک جیسی سیٹنگز کا اطلاق کریں — ماہانہ جمع دہیوں کے لیے بہت بڑی وقت کی بچت۔

کیا یہ موبائل پر کام کرتا ہے؟

جی ہاں! Look Scanned مکمل طور پر جوابی ہے۔ آپ اپنے اسمارٹ فون یا ٹیبلٹ سے براہ راست انوائسز کو اسکین شدہ PDFs میں تبدیل کر سکتے ہیں — سفر کے دوران یا دور سے کام کرتے ہوئے انوائسز جمع دہی کے لیے بہترین۔

کیا میری مالیاتی دستاویزات محفوظ ہیں؟

بالکل۔ Look Scanned آپ کے براؤزر میں مقامی طور پر سب کچھ پروسیس کرتا ہے۔ آپ کے انوائسز — تمام مالیاتی تفصیلات کے ساتھ — کبھی آپ کے ڈیوائس سے نہیں جاتے۔ یہ دستیاب سب سے نجی دستاویز کی سہولت میں سے ایک ہے۔

کیا میں انوائس پر اپنی دستخط شامل کر سکتا ہوں؟

جی ہاں۔ Look Scanned میں ایک دستخط کی خصوصیت ہے جو آپ کو اپنی دستخط کو کھینچنے، ٹائپ کرنے، یا اپ لوڈ کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ آپ اسکین اثر کو لاگو کرنے سے پہلے اسے انوائس پر کہیں بھی رکھ سکتے ہیں۔

اگر میرے انوائس میں متعدد صفحات ہوں؟

Look Scanned متعدد صفحات کی دستاویزات کو بے روک ٹوک طریقے سے ہینڈل کرتا ہے۔ ہر صفحہ اسکین اثر حاصل کرتا ہے، اور آپ کو تمام صفحات شامل ہونے والی ایک واحد PDF ملتی ہے۔

عام استعمال کی صورتحال

فری لانس انوائس جمع دہی

فری لانسرز اکثر متعدد کلائنٹس کے ساتھ کام کرتے ہیں جن کی مختلف انوائس کی ضروریات ہیں۔ کچھ ڈیجیٹل PDFs چاہتے ہیں، دوسرے اسکین شدہ کاپیز چاہتے ہیں۔ Look Scanned کے ساتھ، آپ ایک ہی اصل انوائس سے دونوں ضروریات کو جلدی پورا کر سکتے ہیں۔

خرچ کی ریمبرسمنٹ

ریمبرسمنٹ کے لیے خرچوں کو جمع دہی کرتے وقت، بہت سے کارپوریٹ سسٹمز اسکین شدہ رسیدوں اور انوائسز کی ضرورت ہے۔ ان ضروریات کو فوری طور پر پورا کرنے کے لیے اپنے ڈیجیٹل انوائسز کو اسکین شدہ فارمیٹ میں تبدیل کریں۔

ٹیکس کی دستاویزات

ٹیکس فائلنگ کے مقاصد کے لیے، تمام انوائسز کو ایک مطابقت پذیر اسکین شدہ فارمیٹ میں رکھنا آپ کی دستاویزات کو آسان بنا سکتا ہے۔ کچھ اکاؤنٹنٹس اور ٹیکس کے پروفیشنلز اپنے آرکائیوز کے لیے اسکین شدہ انوائسز کو ترجیح دیتے ہیں۔

کلائنٹ کی ریکارڈ رکھنے

اگر آپ کے کلائنٹس اپنے اپنے اکاؤنٹنگ سسٹمز کے لیے اسکین شدہ انوائسز کی ضرورت ہے، تو آپ انہیں اسی فارمیٹ میں فراہم کر سکتے ہیں جو انہیں چاہیے — پرنٹنگ اور اسکیننگ کی پریشانی کے بغیر۔

متعلقہ مطالعہ

• فری لانس معاہدوں کی اسکین شدہ کاپیز کیسے بنائی جائیں
• اسکینر کے بغیر دستاویزات کو اسکین کیسے کریں
• بیچ PDFs اور دستاویزات کو اسکین شدہ دیکھنے والی PDFs میں تبدیل کریں
• اپنے PDF میں حذف نہ ہونے والا واٹرمارک کیسے شامل کریں

اپنے انوائسز کو تبدیل کرنے کے لیے تیار ہیں؟ ابھی Look Scanned کو آزمائیں — مفت، نجی، اور کوئی انسٹالیشن ضروری نہیں۔