แปลงใบแจงหนี้ดิจิทัลเป็น PDF สแกนสำหรับการส่งของลูกค้า

อีเมลจากแผนกบัญชีของลูกค้าเพิ่งมาถึง: “โปรดส่งสำเนาสแกนของใบแจงหนี้ของคุณสำหรับบันทึกของเรา” คุณมองที่ใบแจงหนี้ดิจิทัลที่จัดรูปแบบได้อย่างสวยงาม และสงสัยว่า — เหตุใดพวกเขาจึงต้องการเวอร์ชันสแกนของสิ่งที่เป็นดิจิทัลอยู่แล้ว

ยินดีต้อนรับสู่ความเป็นจริงของกระบวนการทางธุรกิจสมัยใหม่ บริษัทจำนวนมากยังคงต้องการใบแจงหนี้ “สแกน” เพื่อการชดเชย การตรวจสอบ และวัตถุประสงค์ในการเก็บบันทึก ข่าวดีคือ? คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์และสแกนใบแจงหนี้ของคุณ มีวิธีที่ชาญฉลาดกว่านี้

คำตอบด่วน: แปลงใบแจงหนี้เป็น PDF สแกนในไม่กี่ขั้นตอน

1. สร้างหรือส่งออกใบแจงหนี้ของคุณเป็น PDF
2. เปิด Look Scanned และอัปโหลดใบแจงหนี้ของคุณ
3. ปรับเอฟเฟกต์การสแกนให้มีลักษณ์มืออาชีพและ逼真
4. ดาวน์โหลดใบแจงหนี้สแกนของคุณ — พร้อมสำหรับการส่ง

ไม่มีเครื่องพิมพ์ ไม่มีสแกนเนอร์ 100% ส่วนตัว — ไฟล์ของคุณจะไม่ออกจากอุปกรณ์ของคุณ

เหตุใดจึงยังต้องการใบแจงหนี้สแกน

ในโลกที่มุ่งเน้นดิจิทัล คุณอาจสงสัยว่าทำไมถึงมีคนต้องการใบแจงหนี้ “สแกน” นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นจริง:

กระบวนการชดเชยของบริษัท

องค์กรขนาดใหญ่มักมีระบบจัดการค่าใช้จ่ายที่ออกแบบรอบเอกสารทางกายภาพ เวิร์กโฟลว์ของพวกเขาอาจต้องการใบเสร็จและใบแจงหนี้สแกนเป็นหลักฐานการชำระเงิน แม้ว่าต้นฉบับเป็นดิจิทัล

ข้อกำหนดการตรวจสอบและการปฏิบัติตามกฎหมาย

สำหรับวัตถุประสงค์ของภาษีและการตรวจสอบทางการเงิน ข้อบัญญัติบางฉบับต้องให้ใบแจงหนี้อยู่ในรูปแบบเฉพาะ เอกสารสแกนมักถูกมองว่า “แท้จริง” มากกว่า PDF ธรรมชาติเพราะยากต่อการแก้ไข

เอกสารป้องกันการปลอมแปลง

เมื่อแปลงใบแจงหนี้เป็นรูปแบบภาพสแกน มันโดยพื้นฐานแล้วเป็นภาพที่ฝังตัวอยู่ใน PDF สิ่งนี้ทำให้ยากขึ้นมากในการเปลี่ยนแปลงจำนวนเงิน วันที่ หรือรายละเอียดอื่น ๆ — โดยให้ชั้นความไว้วางใจเพิ่มเติม

ความสอดคล้องกับบันทึกกระดาษ

บริษัทจำนวนมากยังคงบำรุงรักษาคลังข้อมูลดิจิทัลและทางกายภาพ การมีใบแจงหนี้ทั้งหมดในรูปแบบสแกนที่สอดคล้องกัน — ไม่ว่าจะเป็นต้นฉบับของกระดาษหรือดิจิทัล — จะทำให้การเก็บบันทึกง่ายขึ้น

รูปแบบใบแจงหนี้ทั่วไปที่รองรับ

Look Scanned สามารถแปลงใบแจงหนี้จากรูปแบบต่างๆ:

เพียงอัปโหลดใบแจงหนี้ของคุณในรูปแบบใดแบบหนึ่ง — ไม่จำเป็นต้องแปลงล่วงหน้า

คำแนะนำทีละขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมใบแจงหนี้ของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจงหนี้ของคุณรวมรายละเอียดทั้งหมดที่จำเป็น:

• ชื่อและข้อมูลติดต่อของธุรกิจของคุณ
• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
• หมายเลขและวันที่ใบแจงหนี้
• รายการสินค้า/บริการโดยละเอียด
• จำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ
• เงื่อนไขการชำระเงินและวิธีการ

หากคุณยังไม่ได้สร้างใบแจงหนี้ ให้ใช้เครื่องมือการออกใบแจงหนี้ที่ต้องการของคุณ (FreshBooks, QuickBooks, Wave หรือแม้แต่เทมเพลต Word ง่าย ๆ)

ขั้นตอนที่ 2: อัปโหลดไปยัง Look Scanned

ไปที่ lookscanned.io และลากไฟล์ใบแจงหนี้ของคุณไปยังพื้นที่อัปโหลด

ไฟล์ของคุณได้รับการประมวลผลทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ ไม่มีการอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ใด ๆ — สำคัญสำหรับเอกสารทางการเงินที่มีข้อมูลไวไวต่อ

ขั้นตอนที่ 3: ปรับเอฟเฟกต์การสแกน

ปรับแต่งลักษณะที่ปรากฏเพื่อให้ใบแจงหนี้ของคุณดูเหมือนสแกนจริง:

• Colorspace: เก็บสีไว้หากใบแจงหนี้ของคุณมีโลโก้หรือแบรนด์ใช้ grayscale สำหรับลักษณ์คลาสสิก
• Rotation: เพิ่มความเอียง 0.3-0.5° เพื่อความ逼真ที่ค่อยเป็นค่อยไป
• Noise: Noise ต่ำจะเพิ่มเมล็ดของสแกนเนอร์โดยไม่ทำให้รายละเอียดหลงเลือน
• Blur: Blur น้อยมากช่วยรักษาความสามารถในการอ่านตัวเลข
• Border: เพิ่มขอบเล็กน้อยสำหรับลักษณ์สแกนแท้จริง

ขั้นตอนที่ 4: ดาวน์โหลดและส่ง

ดูตัวอย่างใบแจงหนี้สแกนของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความและตัวเลขทั้งหมดสามารถอ่านได้อย่างชัดเจน คลิกดาวน์โหลด และ PDF สแกนของคุณพร้อมที่จะส่งไปยังแผนกบัญชีของลูกค้า

การตั้งค่าที่ดีที่สุดสำหรับใบแจงหนี้

ใบแจงหนี้มีข้อกำหนดเฉพาะ — ตัวเลขและข้อความต้องยังคงอ่านได้อย่างชัดเจน นี่คือการตั้งค่าที่เราแนะนำ:

สำคัญ: ตรวจสอบตัวอย่างใบแจงหนี้ของคุณอย่างเสมอก่อนดาวน์โหลดเพื่อให้แน่ใจว่าจำนวนเงิน วันที่ และหมายเลขบัญชีทั้งหมดสามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจน

เคล็ดลับมืออาชีพสำหรับการจัดการใบแจงหนี้

เพิ่มแสตมป์ “PAID”

สำหรับใบแจงหนี้ที่ชำระแล้ว ให้พิจารณาใช้ฟีเจอร์แสตมป์ของ Look Scanned เพื่อเพิ่มแสตมป์ “PAID” สิ่งนี้ให้การยืนยันทางสายตาที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานะการชำระเงิน

ประมวลผลใบแจงหนี้รายเดือนเป็นกลุ่ม

ในตอนท้ายของแต่ละเดือน คุณอาจมีใบแจงหนี้หลายฉบับที่จะส่ง Look Scanned รองรับการประมวลผลเป็นกลุ่ม — อัปโหลดใบแจงหนี้ทั้งหมดของคุณพร้อมกันและใช้เอฟเฟกต์การสแกนเดียวกันกับทั้งหมด

เพิ่มลายน้ำเพื่อการป้องกัน

สำหรับใบแจงหนี้ที่ละเอียดอ่อน ให้พิจารณาเพิ่มลายน้ำที่ค่อยเบาโดยใช้ฟีเจอร์ลายน้ำของ Look Scanned ตัวเลือกรวมถึง:

• ชื่อบริษัทของคุณ
• “COPY” หรือ “ORIGINAL”
• ตัวระบุเฉพาะลูกค้า

เก็บสำเนาดิจิทัลต้นฉบับ

เก็บเวอร์ชันดิจิทัลต้นฉบับที่ไม่สแกนของใบแจงหนี้ของคุณไว้เสมอ เวอร์ชันสแกนใช้สำหรับการส่ง ต้นฉบับใช้สำหรับบันทึกของคุณ ซอฟต์แวร์บัญชี และข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

ตัวเลขใบแจงหนี้ยังคงสามารถอ่านได้หรือไม่

ใช่ ด้วยการตั้งค่า noise ต่ำและ blur ที่แนะนำ ข้อความ ตัวเลข และรายละเอียดทั้งหมดยังคงสามารถอ่านได้อย่างชัดเจน ตรวจสอบตัวอย่างเสมอก่อนดาวน์โหลดเพื่อยืนยัน

ฉันสามารถประมวลผลใบแจงหนี้หลายฉบับพร้อมกันได้หรือไม่

แน่นอน Look Scanned รองรับการประมวลผลเป็นกลุ่ม อัปโหลดใบแจงหนี้หลายฉบับพร้อมกันและใช้การตั้งค่าเดียวกันกับทั้งหมด — การประหยัดเวลาที่ใหญ่หลวงสำหรับการส่งรายเดือน

มันใช้งานได้บนมือถือหรือไม่

ใช่ Look Scanned ตอบสนองอย่างเต็มที่ คุณสามารถแปลงใบแจงหนี้เป็น PDF สแกนได้โดยตรงจากสมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ตของคุณ — เหมาะสำหรับการส่งใบแจงหนี้ขณะเดินทางหรือทำงานจากระยะไกล

###เอกสารทางการเงินของฉันปลอดภัยหรือไม่

ไม่เต็มที่ Look Scanned ประมวลผลทุกอย่างในเบราว์เซอร์ของคุณ ใบแจงหนี้ของคุณ — รวมถึงรายละเอียดทางการเงินทั้งหมด — จะไม่ออกจากอุปกรณ์ของคุณ นี่คือหนึ่งในเครื่องมือเอกสารที่มุ่งเน้นด้านความเป็นส่วนตัวมากที่สุด

ฉันสามารถเพิ่มลายเซ็นของฉันลงในใบแจงหนี้ได้หรือไม่

ใช่ Look Scanned มีฟีเจอร์ลายเซ็นที่ให้คุณวาด พิมพ์ หรืออัปโหลดลายเซ็นของคุณ คุณสามารถวางตำแหน่งไว้ที่ใดก็ได้บนใบแจงหนี้ก่อนใช้เอฟเฟกต์การสแกน

ใบแจงหนี้ของฉันมีหลายหน้าจะเป็นอย่างไร

Look Scanned จัดการเอกสารหลายหน้าได้อย่างราบรื่น แต่ละหน้าจะได้รับเอฟเฟกต์การสแกน และคุณจะได้รับ PDF เดียวที่มีหน้าทั้งหมด

กรณีการใช้งานทั่วไป

การส่งใบแจงหนี้ Freelance

Freelancer มักทำงานกับลูกค้าหลายคนที่มีข้อกำหนดใบแจงหนี้ต่างกัน บางคนต้องการ PDF ดิจิทัล คนอื่นต้องการสำเนาสแกน ด้วย Look Scanned คุณสามารถตอบสนองข้อกำหนดทั้งสองจากใบแจงหนี้ต้นฉบับเดียวได้อย่างรวดเร็ว

ชดเชยค่าใช้จ่าย

เมื่อส่งค่าใช้จ่ายเพื่อชดเชย ระบบบริษัทจำนวนมากต้องการใบเสร็จและใบแจงหนี้สแกน แปลงใบแจงหนี้ดิจิทัลของคุณเป็นรูปแบบสแกนเพื่อตอบสนองข้อกำหนดเหล่านี้ทันที

เอกสารด้านภาษี

เพื่อวัตถุประสงค์ในการยื่นภาษี การมีใบแจงหนี้ทั้งหมดในรูปแบบสแกนที่สอดคล้องกันสามารถทำให้เอกสารของคุณง่ายขึ้น บัญชีและผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีบางคนชื่นชอบใบแจงหนี้สแกนสำหรับคลังข้อมูลของพวกเขา

การเก็บบันทึกลูกค้า

หากลูกค้าของคุณต้องการใบแจงหนี้สแกนสำหรับระบบบัญชีของตนเอง คุณสามารถจัดหาเพื่อในรูปแบบที่พวกเขาต้องการโดยไม่ต้องพิมพ์และสแกน

การอ่านที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างสำเนาสแกนของสัญญา Freelance
• วิธีสแกนเอกสารโดยไม่ต้องใช้สแกนเนอร์
• Batch แปลง PDF และเอกสารเป็น PDF ที่มีลักษณ์สแกน
• วิธีเพิ่มลายน้ำที่ไม่สามารถลบได้ใน PDF ของคุณ

พร้อมแปลงใบแจงหนี้ของคุณหรือไม่ ลอง Look Scanned เดี๋ยวนี้ — ฟรี ส่วนตัว และไม่จำเป็นต้องติดตั้ง