Nimewahi kutuma hati ileile mara mbili ndani ya mchana mmoja.

Nakala moja ilienda kwa mtu ambaye bado alihitaji kuandika maoni na kutoa takwimu kutoka ndani yake. Nakala nyingine iliingia kwenye mtiririko wa kuwasilisha ambapo nilitaka faili hilo lionekane limekamilika na lisialike mabadiliko ya ovyo.

Yaliyomo yalikuwa yale yale. Kazi ilikuwa tofauti. Hivyo faili nayo ikawa tofauti.

Ndiyo maana swali la “PDF iliyoskaniwa au PDF inayoweza kuhaririwa?” si mjadala wa muundo wa faili pekee. Ni swali la workflow: mtu anayepokea bado anahitaji kufanya nini na hati hiyo?

Kama bado anahitaji kuipitia, kuinukuu, kutoa data, au kuichakata zaidi, tuma PDF inayoweza kuhaririwa. Kama hati imekamilika kabisa na unachotaka ni kutoa nakala iliyo thabiti, basi PDF iliyoskaniwa au yenye mwonekano wa skani huwa na maana zaidi.

Jibu fupi

Tuma PDF inayoweza kuhaririwa kama mpokeaji bado anahitaji:

  • kutafuta, kunakili, au kunukuu maandishi
  • kuweka maoni, kujaza sehemu, au kusaini
  • kutoa data za ankara au kuipitisha faili kwenye mfumo mwingine
  • kutumia zana za usaidizi wa ufikivu

Tuma PDF iliyoskaniwa au yenye mwonekano wa skani kama:

  • hati tayari ni ya mwisho
  • umeombwa wazi nakala iliyoskaniwa
  • uthabiti wa mwonekano ni muhimu zaidi kuliko utafutaji wa maandishi
  • unataka kupunguza mabadiliko ya haraka ya kawaida baada ya faili kusambazwa

Kama utakumbuka kanuni moja tu, iwe hii: weka nakala kuu inayoweza kuhaririwa, halafu tengeneza toleo la skani mwishoni kabisa.

Kwanza, usiite vitu vitatu tofauti kwa jina moja

Watu wengi hutumia “PDF inayoweza kuhaririwa”, “flattened PDF”, na “PDF iliyoskaniwa” kana kwamba ni kitu kimoja. Sivyo.

Katika makala hii, PDF inayoweza kuhaririwa ni PDF ya kawaida ya kidijitali yenye safu halisi ya maandishi. Kwa kawaida unaweza kutafuta ndani yake, kuchagua maandishi, kunakili yaliyomo, na wakati mwingine pia kuweka maoni, kujaza sehemu, au kusaini. Si faili ya Word, lakini bado ina tabia ya hati ya kidijitali, si picha tupu.

Flattened PDF ni tofauti. Flattening kwa kawaida huunganisha sehemu za fomu, saini, maoni, au annotations ndani ya ukurasa ili visiwe tena vitu vinavyoweza kuchezewa. Safu ya maandishi mara nyingi hubaki, hivyo faili hubaki linaweza kutafutwa.

PDF iliyoskaniwa iko karibu zaidi na picha ya kila ukurasa. Wakati mwingine huwa na OCR, wakati mwingine haina. OCR inaweza kusaidia, lakini haiwezi kuchukua nafasi ya safu ya maandishi halisi.

Tofauti hiyo ni muhimu. Watu wengi hurasterize hati nzima kwa sababu tu wanataka ionekane “imekamilika”, ilhali flattened PDF ingesuluhisha tatizo halisi kwa msuguano mdogo zaidi.

Kama hati bado ina kazi ya kufanya, tuma PDF inayoweza kuhaririwa

Hili linaweza kuwa jibu lisilo la kusisimua, lakini mara nyingi ndilo sahihi.

Kama mpokeaji bado ataihakiki, kupendekeza mabadiliko, kulinganisha vifungu, au kunakili namba, PDF ya maandishi ni faili bora zaidi ya kazi. Hilo ni kweli kwa mapendekezo, rasimu za mikataba, ankara, sera, ripoti, na karibu kila aina ya hati inayobaki ndani ya mchakato.

Uwezo wa kutafuta maandishi peke yake tayari ni faida kubwa. Mara mtu anapohitaji kupata kifungu, kunakili namba ya ankara, au kunukuu sentensi kwenye barua pepe, faili lenye mwonekano wa skani huanza kusumbua.

Pia kuna upande wa mifumo. Workflow nyingi za fedha, manunuzi, na usimamizi wa nyaraka hufanya kazi vizuri zaidi na PDF safi za maandishi kuliko faili nzito za picha. Kitu kuonekana “rasmi” zaidi hakimaanishi kiotomatiki kwamba ni bora kwa uchakataji.

Ufikivu pia una umuhimu. Kwa watu wanaotegemea screen reader au zana nyingine za usaidizi, skani tupu inaweza kufanya hati kuwa ngumu zaidi kutumia.

Kwa hiyo kama hatua inayofuata bado ni ushirikiano, uhakiki, utoaji wa data, matumizi ya baadaye, au ufikivu, tuma toleo linaloweza kuhaririwa.

Kama unachotaka kwa kweli ni “ihisi kuwa ya mwisho”, flatten inaweza kutosha

Hii ndiyo hatua ambayo watu wengi huruka.

Mara nyingi huhitaji PDF iliyoskaniwa kabisa. Unachotaka ni hati iache kujifanya kama rasimu.

Huenda hutaki sehemu ya saini iendelee kubonyezwa. Huenda hutaki maoni yasafiri pamoja na faili. Huenda hutaki mtu aendelee kusogeza sehemu ndani ya Acrobat.

Hilo kwa kawaida ni tatizo la flatten, si tatizo la skani.

Flattened PDF bado linaweza kuonekana safi na la mwisho huku likihifadhi maandishi yanayoweza kutafutwa. Kama hitaji lako halisi ni “kuifunga” na si “kuifanya ionekane kama skani”, flatten mara nyingi ndiyo suluhisho safi zaidi.

Tuma PDF iliyoskaniwa au yenye mwonekano wa skani wakati hati tayari ni artefakti ya mwisho

Kuna sababu nzuri za kutuma toleo la skani au lenye sura ya skani. Jambo muhimu ni muda.

Baada ya hati kukamilika kweli, nakala ya scan-style inaweza kuwa sahihi kwa:

  • mikataba iliyotiwa saini inayosambazwa kama nakala za mwisho
  • vifurushi vya kuwasilisha ambavyo upande wa pili unatarajia skani
  • kumbukumbu za mwisho ambapo unataka picha thabiti ya mwonekano wa hati
  • nyaraka ambazo hutaki zihaririwe kirahisi kabla ya kutumwa tena, kuchapishwa, au kupakiwa upya

Pia kuna jambo la kibinadamu hapa: PDF yenye mwonekano wa skani huonekana haraka kama “hii imekamilika”.

Lakini “ni ngumu zaidi kuhariri ovyo” si sawa na “ni salama zaidi”. Mwonekano wa skani unaweza kupunguza mabadiliko ya haraka, lakini hauchukui nafasi ya ruhusa za ufikiaji, usimbaji, saini ya kidijitali, au ufichaji sahihi wa taarifa nyeti.

Kama wasiwasi wako ni taarifa nyeti, tatua tatizo hilo moja kwa moja. Athari ya skani si sera ya usalama. Kama hili ni sehemu ya workflow yako, soma pia Mistari Myeusi Sio Uondoaji wa Taarifa.

Wakati PDF iliyoskaniwa ni chaguo baya

Naona makosa yale yale mara nyingi:

  • kubadilisha ankara kuwa skani kabla hata ya mtu kuiomba
  • kutuma rasimu iliyoskaniwa kwa mtu ambaye bado anapaswa kutoa maoni
  • kurasterize hati nzima ili kuficha annotations ambazo zingeweza kuflatteniwa
  • kudhani mwonekano wa skani unaonekana “rasmi” zaidi hata kama unafanya utafutaji, kunukuu, au uchakataji kuwa mgumu zaidi

Kwa kawaida PDF iliyoskaniwa ni chaguo baya kama:

  • hati bado inahitaji uhakiki
  • mtu anahitaji kunakili data kutoka ndani yake
  • faili litaingia kwenye programu ya uhasibu au mfumo wa nyaraka
  • ufikivu ni muhimu
  • unataka kuhifadhi uwezo wa kutafuta kwa muda mrefu
  • lengo lako halisi ni kuondoa sehemu hai au maoni tu

Hii haimaanishi kwamba PDF zilizoskaniwa ni mbaya. Inamaanisha tu kwamba zinafaa zaidi kama faili za mwisho za kutuma kuliko kama faili za kazi za kawaida.

Ningetuma nini katika hali za kawaida

Kwa mtazamo wa vitendo, nafikiri hivi:

  • Pendekezo au rasimu ya mkataba: natuma PDF inayoweza kuhaririwa. Bado kuna maoni, kulinganisha matoleo, na kunukuu maandishi ya kufanyika.
  • Mkataba uliosainiwa kwa pande zote mbili: nahifadhi master inayoweza kuhaririwa, lakini natuma nakala ya mwisho iliyofungwa. Flattened PDF au scan-style PDF vinafaa hapa, hasa kama toleo hilo lililosainiwa litasambazwa tena. Kama hiyo ndiyo workflow yako, angalia Jinsi ya Kuunda Nakala Zilizoskanishwa za Mikataba ya Kujitegemea.
  • Ankara: naanza na PDF safi ya maandishi, isipokuwa mnunuzi au portal atake skani kwa uwazi. Workflow nyingi za uhasibu hupendelea kuchakata maandishi kuliko picha nzito. Kama skani inahitajika kweli, naitengeneza kwa makusudi wakati huo. Kwa hali hiyo, soma Badilisha Ankara za Digital kuwa PDF Zilizochanjaaa kwa Wasilisho wa Mteja.
  • Portal ya kupakia yenye maelekezo yasiyoeleweka: kama imeandika tu “PDF”, natuma kwanza PDF safi inayoweza kutafutwa. Naenda kwenye skani tu ikiwa imeombwa waziwazi.
  • Kumbukumbu za ndani: kama hati ni muhimu, nahifadhi zote mbili. Toleo linaloweza kutafutwa litasaidia baadaye. Na lile la mwonekano uliofungwa pia.

Workflow inayosababisha matatizo machache zaidi

Mara nyingi njia safi zaidi si “kuchagua moja milele”, bali ni hii:

  1. Hifadhi hati chanzo katika hali inayoweza kuhaririwa.
  2. Toa PDF safi ya kidijitali kwa ajili ya review, approval, na kushirikishwa kawaida.
  3. Flatten PDF baada ya yaliyomo kuwa ya mwisho kama unahitaji kuondoa sehemu hai au annotations.
  4. Tengeneza toleo la skani au la mwonekano wa skani tu pale ambapo utoaji wa mwisho unafaidika nalo kweli.
  5. Taja faili kwa uwazi ili watu wasichanganye nakala ya kazi na nakala ya kutuma.

Majina rahisi ya faili yanafanya kazi kubwa:

  • contract-v3-review.pdf
  • contract-approved-final.pdf
  • contract-final-scanned.pdf

Hapo ndipo Look Scanned linafaa sana. Kama unahitaji toleo la mwisho linalofanana na skani halisi, unaweza kulitengeneza ndani ya kivinjari chako kwa uchakataji wa ndani, bila kupakia hati kwenye seva. Cha muhimu si chombo tu, bali ni muda wa kukitumia: mwisho wa mchakato, si katikati yake.

Kama hilo ndilo toleo unalohitaji, endelea na Jinsi ya Kufanya PDF Ionekane Imeskanwa. Kama faili yako chanzo ilianza kwenye Office badala ya PDF, sehemu bora ya kuanzia ni Jinsi ya Kubadilisha Faili za Word na Excel kuwa PDF Iliyoskani.

Maswali mawili mafupi yanayoulizwa mara nyingi

Je, flattened PDF ni sawa na PDF iliyoskaniwa?

Hapana. Flattened PDF bado linaweza kubaki na maandishi na uwezo wa kutafutwa. PDF iliyoskaniwa hufanya kazi zaidi kama picha ya ukurasa. Kama shida yako ni sehemu hai, maoni, au annotations tu, flatten mara nyingi inatosha.

Je, PDF iliyoskaniwa ni salama zaidi?

Si kweli hasa. Inaweza kupunguza mabadiliko ya juu juu, lakini haichukui nafasi ya uondoaji sahihi wa taarifa, udhibiti wa ufikiaji, au usalama wa nyaraka. Kama lengo ni usalama, usalama huo unahitaji kushughulikiwa moja kwa moja.

Wazo la mwisho

Faili bora si lile linaloonekana rasmi zaidi. Ni lile linaloleta msuguano mdogo zaidi kwa mtu anayefuata.

Fanya faili la kazi liwe rahisi kutumia. Fanya faili la mwisho lijisikie kuwa la mwisho kweli. Hizo ni kazi mbili tofauti, na ni jambo la kawaida kabisa kuwa na PDF mbili kwa ajili yake.