Email daripada jabatan perakaunan klien anda baru sahaja tiba: “Sila serahkan salinan terscan bagi invois anda untuk rekod kami.” Anda melihat invois digital anda yang diformat dengan indah dan tertanya-tanya — mengapa mereka memerlukan versi terscan daripada sesuatu yang sudah digital?
Selamat datang ke realiti proses perniagaan moden. Banyak syarikat masih memerlukan invois “terscan” untuk penggantian, audit, dan tujuan penyimpanan rekod. Kabar baiknya? Anda tidak perlu mencetak dan mengimbas invois anda. Ada cara yang lebih bijak.
Jawapan Pantas: Tukar Invois kepada PDF Terscan dalam 4 Langkah
- Janakan atau eksport invois anda sebagai PDF
- Buka Look Scanned dan muat naik invois anda
- Laraskan kesan imbasan untuk penampilan profesional dan realistik
- Muat turun invois terscan anda — siap untuk penyerahan
Tiada pencetak. Tiada pengimbas. 100% peribadi — fail anda tidak pernah meninggalkan peranti anda.
Mengapa Invois Terscan Masih Diperlukan
Dalam dunia yang berpusatkan digital, anda mungkin tertanya-tanya mengapa ada yang memerlukan invois “terscan”. Inilah apa yang sebenarnya sedang berlaku:
Proses Penggantian Korporat
Organisasi besar sering mempunyai sistem pengurusan perbelanjaan yang direka di sekitar dokumen fizikal. Aliran kerja mereka mungkin memerlukan resit dan invois terscan sebagai bukti pembayaran, walaupun yang asal adalah digital.
Keperluan Audit dan Pematuhan
Untuk tujuan cukai dan audit kewangan, beberapa peraturan memerlukan invois dalam format tertentu. Dokumen terscan sering dianggap lebih “asli” daripada PDF biasa kerana lebih sukar untuk diubah.
Dokumentasi Tahan Kerosakan
Apabila invois ditukar kepada format imej terscan, ia menjadi pada dasarnya imej yang tertanam dalam PDF. Ini menjadikannya jauh lebih sukar untuk mengubah amaun, tarikh, atau butiran lain — memberikan lapisan kepercayaan tambahan.
Konsistensi dengan Rekod Kertas
Banyak syarikat masih mengekalkan arkib digital dan fizikal. Memiliki semua invois dalam format terscan yang konsisten — sama ada asal kertas atau digital — memudahkan penyimpanan rekod mereka.
Format Invois Biasa yang Disokong
Look Scanned boleh menukar invois daripada pelbagai format:
| Format Sumber | Jenis Fail | Sumber Biasa |
|---|---|---|
| Kebanyakan perisian invois, invois yang dieksport | ||
| Word | .docx, .doc | Templat invois, invois tersuai |
| Excel | .xlsx, .xls | Invois berasaskan hamparan |
| Imej | JPG, PNG, WebP | Imej syot invois, eksport mudah alih |
Cukup muat naik invois anda dalam salah satu format ini — tidak perlu menukar dahulu.
Panduan Langkah demi Langkah
Langkah 1: Sediakan Invois Anda
Pastikan invois anda merangkumi semua butiran yang diperlukan:
- Nama perniagaan anda dan maklumat hubungan
- Nama dan alamat klien
- Nombor dan tarikh invois
- Senarai item/perkhidmatan terperinci
- Jumlah keseluruhan yang perlu dibayar
- Syarat pembayaran dan kaedah
Jika anda belum membuat invois, gunakan alat invois pilihan anda (FreshBooks, QuickBooks, Wave, atau bahkan templat Word mudah).
Langkah 2: Muat Naik ke Look Scanned
Lawati lookscanned.io dan seret fail invois anda ke kawasan muat naik.
Fail anda diproses sepenuhnya dalam pelayar anda. Tiada yang dimuat naik ke mana-mana pelayan — penting untuk dokumen kewangan yang mengandungi maklumat sensitif.
Langkah 3: Laraskan Kesan Imbasan
Sesuaikan penampilan untuk membuat invois anda kelihatan seperti terscan secara asli:
- Ruang warna: Simpan warna jika invois anda mempunyai logo atau penjenamaan; gunakan skala kelabu untuk penampilan klasik
- Putaran: Tambah kecondogan 0.3-0.5° untuk realisme halus
- Bunyi: Bunyi rendah menambahkan butir pengimbas tanpa mengaburkan butiran
- Kekaburan: Kekaburan sangat rendah mengekalkan kebolehbacaan nombor
- Sempadan: Tambahkan tepi halus untuk penampilan terscan yang asli
Langkah 4: Muat Turun dan Hantar
Pratonton invois terscan anda untuk memastikan semua teks dan nombor jelas terbaca. Klik muat turun, dan PDF terscan anda siap dihantar ke jabatan perakaunan klien anda.
Tetapan Terbaik untuk Invois
Invois mempunyai keperluan khusus — nombor dan teks mesti kekal jelas terbaca. Berikut adalah tetapan yang kami cadangkan:
| Tetapan | Nilai yang Dicadangkan | Mengapa |
|---|---|---|
| Ruang warna | Warna (jika logo ada) atau Skala kelabu | Kekalkan penjenamaan atau penampilan klasik |
| Putaran | 0.3° - 0.5° | Ketaksempurnaan halus |
| Bunyi | Rendah | Butir minimal untuk kejelasan |
| Kekaburan | Sangat Rendah | Pastikan nombor tetap tajam |
| Kontras | Agak Tinggi | Tingkatkan keterlihatan teks |
| Sempadan | Hidup | Tepi halaman yang asli |
Penting: Sentiasa pratonton invois anda sebelum dimuat turun untuk memastikan semua amaun, tarikh, dan nombor akaun jelas kelihatan.
Petua Pro untuk Pengurusan Invois
Tambahkan Setem “PAID”
Untuk invois yang telah diselesaikan, pertimbangkan untuk menggunakan ciri setem Look Scanned untuk menambahkan setem “PAID”. Ini memberikan pengesahan visual yang jelas tentang status pembayaran.
Proses Batch Invois Bulanan
Pada akhir setiap bulan, anda mungkin mempunyai beberapa invois untuk dihantar. Look Scanned menyokong pemprosesan batch — muat naik semua invois anda sekali gus dan gunakan kesan imbasan yang sama untuk semuanya.
Tambahkan Tera Air untuk Perlindungan
Untuk invois sensitif, pertimbangkan untuk menambahkan tera air halus menggunakan ciri tera air Look Scanned. Pilihan termasuk:
- Nama syarikat anda
- “SALINAN” atau “ASAL”
- Pengecam khusus klien
Simpan Salinan Digital Asal
Sentiasa simpan versi digital asal yang tidak terscan bagi invois anda. Versi terscan adalah untuk penyerahan; asal adalah untuk rekod anda sendiri, perisian perakaunan, dan potensi pertikaian.
Soalan Lazim
Adakah nombor invois masih boleh dibaca?
Ya. Dengan tetapan bunyi rendah dan kekaburan yang dicadangkan, semua teks, nombor, dan butiran kekal jelas terbaca. Sentiasa pratonton sebelum dimuat turun untuk mengesahkan.
Bolehkah saya memproses beberapa invois sekaligus?
Pastinya. Look Scanned menyokong pemprosesan batch. Muat naik beberapa invois secara serentak dan gunakan tetapan yang sama untuk semuanya — penghematan masa yang sangat besar untuk penyerahan bulanan.
Adakah ia berfungsi pada mudah alih?
Ya! Look Scanned sepenuhnya responsif. Anda boleh menukar invois kepada PDF terscan terus daripada telefon pintar atau tablet anda — sempurna untuk menyerahkan invois semasa dalam perjalanan atau bekerja dari jauh.
Adakah dokumen kewangan saya selamat?
Sepenuhnya. Look Scanned memproses semuanya secara tempatan dalam pelayar anda. Invois anda — termasuk semua butiran kewangan — tidak pernah meninggalkan peranti anda. Ini adalah salah satu alat dokumen paling berfokus privasi yang tersedia.
Bolehkah saya menambahkan tandatangan saya ke invois?
Ya. Look Scanned termasuk ciri tandatangan yang membenarkan anda melukis, menaip, atau memuat naik tandatangan anda. Anda boleh memposisikannya di mana sahaja pada invois sebelum menggunakan kesan imbasan.
Bagaimana jika invois saya mempunyai beberapa halaman?
Look Scanned mengendalikan dokumen berbilang halaman dengan lancar. Setiap halaman menerima kesan imbasan, dan anda akan mendapatkan satu PDF dengan semua halaman disertakan.
Kes Penggunaan Biasa
Penyerahan Invois Freelance
Pekerja bebas sering bekerja dengan berbilang klien yang mempunyai keperluan invois yang berbeza. Sesetengah mahukan PDF digital, yang lain mahukan salinan terscan. Dengan Look Scanned, anda boleh dengan cepat memenuhi kedua-dua keperluan daripada satu invois asal.
Penggantian Perbelanjaan
Apabila menyerahkan perbelanjaan untuk penggantian, banyak sistem korporat memerlukan resit dan invois terscan. Tukar invois digital anda ke format terscan untuk memenuhi keperluan ini dengan serta-merta.
Dokumentasi Cukai
Untuk tujuan pemfailan cukai, memiliki semua invois dalam format terscan yang konsisten boleh menyederhanakan dokumentasi anda. Beberapa akauntan dan profesional cukai lebih suka invois terscan untuk arkib mereka.
Penyimpanan Rekod Klien
Jika klien anda memerlukan invois terscan untuk sistem perakaunan mereka sendiri, anda boleh menyediakannya dalam format yang mereka perlukan tanpa kerumitan mencetak dan mengimbas.
Bacaan Berkaitan
- Cara Membuat Salinan Terscan bagi Kontrak Freelance
- Cara Mengimbas Dokumen Tanpa Pengimbas
- Batch Tukar PDF dan Dokumen kepada PDF Berpenampilan Terscan
- Cara Menambahkan Tera Air yang Tidak Boleh Dipadamkan ke PDF Anda
Siap menukar invois anda? Cubalah Look Scanned sekarang — percuma, peribadi, dan tiada pemasangan diperlukan.