Email departemen akuntansi klien Anda baru saja tiba: “Silakan kirimkan salinan scanned dari faktur Anda untuk arsip kami.” Anda melihat faktur digital yang indah dan terformat dengan baik, dan bertanya-tanya — mengapa mereka membutuhkan versi scanned dari sesuatu yang sudah digital?
Selamat datang di kenyataan proses bisnis modern. Banyak perusahaan masih memerlukan faktur “scanned” untuk penggantian, audit, dan tujuan penyimpanan catatan. Kabar baiknya? Anda tidak perlu mencetak dan memindai faktur Anda. Ada cara yang lebih cerdas.
Jawaban Cepat: Konversi Faktur ke PDF Scanned dalam 4 Langkah
- Hasilkan atau ekspor faktur Anda sebagai PDF
- Buka Look Scanned dan unggah faktur Anda
- Sesuaikan efek scan untuk tampilan yang profesional dan realistis
- Unduh faktur scanned Anda — siap untuk pengajuan
Tanpa printer. Tanpa scanner. 100% pribadi — file Anda tidak pernah meninggalkan perangkat Anda.
Mengapa Faktur Scanned Masih Diperlukan
Di dunia yang berorientasi pada digital, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa ada yang membutuhkan faktur “scanned”. Inilah yang sebenarnya terjadi:
Proses Penggantian Perusahaan
Organisasi besar sering memiliki sistem manajemen pengeluaran yang dirancang di sekitar dokumen fisik. Alur kerja mereka mungkin memerlukan kwitansi dan faktur scanned sebagai bukti pembayaran, bahkan ketika original digital.
Persyaratan Audit dan Kepatuhan
Untuk tujuan pajak dan audit keuangan, beberapa peraturan memerlukan faktur dalam format tertentu. Dokumen scanned sering dianggap lebih “asli” daripada PDF biasa karena lebih sulit untuk dimodifikasi.
Dokumentasi Anti-Kerusakan
Ketika faktur dikonversi ke format gambar scanned, itu menjadi pada dasarnya gambar yang tertanam dalam PDF. Ini membuat jauh lebih sulit untuk mengubah jumlah, tanggal, atau detail lainnya — memberikan lapisan kepercayaan tambahan.
Konsistensi dengan Catatan Kertas
Banyak perusahaan masih mempertahankan arsip digital dan fisik. Memiliki semua faktur dalam format scanned yang konsisten — apakah asli kertas atau digital — menyederhanakan penyimpanan catatan mereka.
Format Faktur Umum yang Didukung
Look Scanned dapat mengkonversi faktur dari berbagai format:
| Format Sumber | Tipe File | Sumber Umum |
|---|---|---|
| Sebagian besar perangkat lunak invoicing, faktur yang diekspor | ||
| Word | .docx, .doc | Template faktur, faktur khusus |
| Excel | .xlsx, .xls | Faktur berbasis spreadsheet |
| Gambar | JPG, PNG, WebP | Screenshot faktur, ekspor mobile |
Cukup unggah faktur Anda dalam salah satu format ini — tidak perlu konversi terlebih dahulu.
Panduan Langkah demi Langkah
Langkah 1: Siapkan Faktur Anda
Pastikan faktur Anda mencakup semua detail yang diperlukan:
- Nama bisnis Anda dan informasi kontak
- Nama dan alamat klien
- Nomor faktur dan tanggal
- Daftar barang/jasa yang terperinci
- Jumlah total yang harus dibayar
- Syarat pembayaran dan metode
Jika Anda belum membuat faktur, gunakan alat invoicing pilihan Anda (FreshBooks, QuickBooks, Wave, atau bahkan template Word sederhana).
Langkah 2: Unggah ke Look Scanned
Kunjungi lookscanned.io dan seret file faktur Anda ke area unggah.
File Anda diproses sepenuhnya di browser Anda. Tidak ada yang diunggah ke server mana pun — sangat penting untuk dokumen keuangan yang berisi informasi sensitif.
Langkah 3: Sesuaikan Efek Scan
Sesuaikan tampilan untuk membuat faktur Anda terlihat seperti scanned asli:
- Colorspace: Pertahankan warna jika faktur Anda memiliki logo atau branding; gunakan grayscale untuk tampilan klasik
- Rotation: Tambahkan kemiringan 0.3-0.5° untuk realisme halus
- Noise: Noise rendah menambahkan butir scanner tanpa mengaburkan detail
- Blur: Blur sangat rendah mempertahankan keterbacaan angka
- Border: Tambahkan tepi halus untuk tampilan scanned yang asli
Langkah 4: Unduh dan Kirimkan
Pratinjau faktur scanned Anda untuk memastikan semua teks dan angka jelas terbaca. Klik unduh, dan PDF scanned Anda siap dikirim ke departemen akuntansi klien Anda.
Pengaturan Terbaik untuk Faktur
Faktur memiliki persyaratan khusus — angka dan teks harus tetap jelas terbaca. Berikut adalah pengaturan yang kami rekomendasikan:
| Pengaturan | Nilai yang Direkomendasikan | Mengapa |
|---|---|---|
| Colorspace | Warna (jika logo ada) atau Grayscale | Pertahankan branding atau tampilan klasik |
| Rotation | 0.3° - 0.5° | Ketidaksempurnaan halus |
| Noise | Rendah | Butir minimal untuk kejelasan |
| Blur | Sangat Rendah | Jaga angka tetap tajam |
| Contrast | Sedikit Tinggi | Tingkatkan visibilitas teks |
| Border | Aktif | Tepi halaman yang asli |
Penting: Selalu pratinjau faktur Anda sebelum mengunduh untuk memastikan semua jumlah, tanggal, dan nomor akun jelas terlihat.
Tips Pro untuk Manajemen Faktur
Tambahkan Stempel “PAID”
Untuk faktur yang sudah diselesaikan, pertimbangkan menggunakan fitur stempel Look Scanned untuk menambahkan stempel “PAID”. Ini memberikan konfirmasi visual yang jelas tentang status pembayaran.
Batch Process Faktur Bulanan
Di akhir setiap bulan, Anda mungkin memiliki beberapa faktur untuk dikirimkan. Look Scanned mendukung pemrosesan batch — unggah semua faktur Anda sekaligus dan terapkan efek scan yang sama untuk semuanya.
Tambahkan Watermark untuk Perlindungan
Untuk faktur sensitif, pertimbangkan menambahkan watermark halus menggunakan fitur watermark Look Scanned. Opsi mencakup:
- Nama perusahaan Anda
- “COPY” atau “ORIGINAL”
- Pengidentifikasi khusus klien
Simpan Salinan Digital Original
Selalu simpan versi digital original yang tidak scanned dari faktur Anda. Versi scanned adalah untuk pengajuan; original adalah untuk catatan Anda sendiri, perangkat lunak akuntansi, dan potensi perselisihan.
FAQ
Apakah nomor faktur masih akan terbaca?
Ya. Dengan pengaturan noise rendah dan blur yang direkomendasikan, semua teks, angka, dan detail tetap jelas terbaca. Selalu pratinjau sebelum mengunduh untuk memastikan.
Bisakah saya memproses beberapa faktur sekaligus?
Tentu saja. Look Scanned mendukung pemrosesan batch. Unggah beberapa faktur secara bersamaan dan terapkan pengaturan yang sama untuk semuanya — penghematan waktu yang sangat besar untuk pengajuan bulanan.
Apakah ini berfungsi di mobile?
Ya! Look Scanned sepenuhnya responsif. Anda dapat mengonversi faktur ke PDF scanned langsung dari smartphone atau tablet Anda — sempurna untuk mengirimkan faktur saat bepergian atau bekerja dari jarak jauh.
Apakah dokumen keuangan saya aman?
Sepenuhnya. Look Scanned memproses semuanya secara lokal di browser Anda. Faktur Anda — termasuk semua detail keuangan — tidak pernah meninggalkan perangkat Anda. Ini adalah salah satu alat dokumen paling privacy-focused yang tersedia.
Bisakah saya menambahkan tanda tangan saya ke faktur?
Ya. Look Scanned mencakup fitur tanda tangan yang memungkinkan Anda menggambar, mengetik, atau mengunggah tanda tangan Anda. Anda dapat memposisikannya di mana saja di faktur sebelum menerapkan efek scan.
Bagaimana jika faktur saya memiliki beberapa halaman?
Look Scanned menangani dokumen multi-halaman dengan mulus. Setiap halaman menerima efek scan, dan Anda akan mendapatkan satu PDF dengan semua halaman disertakan.
Kasus Penggunaan Umum
Pengajuan Faktur Freelance
Freelancer sering bekerja dengan banyak klien yang memiliki persyaratan faktur yang berbeda. Beberapa menginginkan PDF digital, yang lain menginginkan salinan scanned. Dengan Look Scanned, Anda dapat dengan cepat memenuhi kedua persyaratan dari faktur original tunggal.
Penggantian Pengeluaran
Saat mengirimkan pengeluaran untuk penggantian, banyak sistem korporat memerlukan kwitansi dan faktur scanned. Konversi faktur digital Anda ke format scanned untuk memenuhi persyaratan ini secara instan.
Dokumentasi Pajak
Untuk tujuan pengajuan pajak, memiliki semua faktur dalam format scanned yang konsisten dapat menyederhanakan dokumentasi Anda. Beberapa akuntan dan profesional pajak lebih suka faktur scanned untuk arsip mereka.
Penyimpanan Catatan Klien
Jika klien Anda memerlukan faktur scanned untuk sistem akuntansi mereka sendiri, Anda dapat menyediakannya dalam format yang mereka butuhkan tanpa repot mencetak dan memindai.
Bacaan Terkait
- Cara Membuat Salinan Scanned dari Kontrak Freelance
- Cara Memindai Dokumen Tanpa Scanner
- Batch Konversi PDF dan Dokumen ke PDF Berpenampilan Scanned
- Cara Menambahkan Watermark yang Tidak Dapat Dihapus ke PDF Anda
Siap mengonversi faktur Anda? Coba Look Scanned sekarang — gratis, pribadi, dan tidak memerlukan instalasi.