मैं एक ऐसे शहर के होटल के कमरे में था जहाँ मैं नहीं रहता, अगली सुबह एक फ्लाइट थी। सबसे नज़दीकी प्रिंट शॉप 10 बजे बंद हो गई थी। मेरे पास सिर्फ़ मेरा लैपटॉप था।

मैं इसी परिस्थिति में इतनी बार रहा हूँ कि मुझे पता है कि ज़्यादातर लोग आगे क्या करते हैं। वे Preview या Adobe Reader में एक हस्ताक्षर जोड़ते हैं, PDF एक्सपोर्ट करते हैं, वापस भेजते हैं, और उम्मीद करते हैं कि दूसरी तरफ़ ध्यान नहीं देगा। कभी-कभी दूसरी तरफ़ ध्यान नहीं देती। कभी-कभी फ़ाइल “कृपया स्कैन की हुई प्रति प्रस्तुत करें, डिजिटल हस्ताक्षर नहीं” के साथ चिह्नित होकर वापस आती है, और पूरे आदान-प्रदान में एक और दिन लग जाता है।

इसे संभालने का एक बेहतर तरीका है, और इसका प्रिंटर से कोई लेना-देना नहीं है।

संक्षिप्त उत्तर

यदि कोई आपसे “प्रिंट, हस्ताक्षर, और स्कैन किया” PDF माँगता है, तो आपको एक नहीं, दो कदम चाहिए:

1. PDF में अपना हस्ताक्षर जोड़ें।
2. पूरे हस्ताक्षरित दस्तावेज़ पर स्कैन प्रभाव लागू करें।

दूसरा कदम वह है जिसे लोग छोड़ देते हैं। यह वही है जो पास होने वाली फ़ाइल और वापस भेजी जाने वाली फ़ाइल के बीच अंतर पैदा करता है।

कारण सरल है। एक कुरकुरी डिजिटल PDF पर चिपकाया गया डिजिटल हस्ताक्षर चिपकाया हुआ दिखता है। हस्ताक्षर अपने आप में यथार्थवादी हो सकता है, लेकिन यह एक ऐसी पृष्ठभूमि पर बैठा है जिसमें वास्तविक स्कैनर द्वारा उत्पादित कोई भी आर्टिफ़ैक्ट नहीं है। यही बेमेल फ़ाइल को पहचान देता है।

यदि हस्ताक्षर और पृष्ठ का शेष भाग एक ही शोर, एक ही थोड़ा झुकाव, एक ही नरम किनारे साझा करते हैं, तो फ़ाइल “यह प्रिंट, हस्ताक्षर, और स्कैन की गई थी” के रूप में पढ़ी जाती है - भले ही इनमें से कुछ भी नहीं हुआ हो।

क्यों “बस एक डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें” पास नहीं होता

अधिकांश PDF संपादक आपको एक मिनट से भी कम समय में एक पृष्ठ पर हस्ताक्षर छोड़ने देते हैं। समस्या गति नहीं है। समस्या फ़िनिश है।

एक विशिष्ट डिजिटल हस्ताक्षर वर्कफ़्लो उत्पन्न करता है:

• एक तेज़, एंटी-एलियस्ड हस्ताक्षर। प्रत्येक वक्र चिकना है। स्याही कभी नहीं फैलती। इसके नीचे कोई कागज़ की बनावट नहीं है।
• समान रूप से तेज़ पृष्ठभूमि। दस्तावेज़ टेक्स्ट पूरी तरह से संरेखित है। शून्य शोर। पृष्ठ शुद्ध सफ़ेद है।
• शीर्ष पर तैरता हस्ताक्षर। जब आप ज़ूम इन करते हैं, तो आप कभी-कभी हस्ताक्षर को आसपास के टेक्स्ट से थोड़ा अलग, अपनी स्वयं की संपीड़न के साथ एक अलग परत के रूप में बैठे देख सकते हैं।

एक वास्तविक स्कैन कभी ऐसा नहीं दिखता। एक वास्तविक स्कैन में है:

• हस्ताक्षर सहित पूरे पृष्ठ पर सूक्ष्म शोर
• हल्का घुमाव, आमतौर पर एक या दो डिग्री दूर
• सेंसर और डाउनसैंपलिंग से नरम अक्षर किनारे
• कागज़ के रंग में बदलाव, कभी शुद्ध सफ़ेद नहीं
• संपीड़न आर्टिफ़ैक्ट जो स्याही और कागज़ पर समान रूप से लागू होते हैं

हस्ताक्षर पृष्ठ का हिस्सा है। स्कैनर को नहीं पता कि यह एक हस्ताक्षर है। यह स्याही और मुद्रित टेक्स्ट को उसी तरह मानता है।

यही एकरूपता वह है जो प्राप्तकर्ता की आँख उठाती है, भले ही वे कारण को स्पष्ट नहीं कर सकें। वीज़ा कागज़ात की समीक्षा करने वाला एक नौकरशाह, प्रस्ताव पत्रों की समीक्षा करने वाला एक HR व्यक्ति, पट्टे की समीक्षा करने वाला एक मकान मालिक - उन्होंने हज़ारों स्कैन किए गए दस्तावेज़ और कुछ सौ चिपकाए-हस्ताक्षर PDF देखे हैं। पैटर्न पहचान प्रशिक्षित है।

आज लोग PDF पर हस्ताक्षर करने के तीन तरीके

वर्कफ़्लो पर जाने से पहले, विकल्पों और प्रत्येक वास्तव में क्या पूरा करता है, इसके बारे में स्पष्ट होना सार्थक है।

चौथी पंक्ति इस पोस्ट का वर्कफ़्लो है। यह आपको प्रिंटर और स्कैनर के बिना तीसरी पंक्ति का दृश्य परिणाम देता है।

इस तालिका को सही ढंग से पढ़ना ज़रूरी है। एक स्कैन-शैली हस्ताक्षरित PDF एक नियमित हस्ताक्षरित PDF से जादुई रूप से मज़बूत नहीं है। इसका किसी भी छवि-आधारित हस्ताक्षर के समान कानूनी प्रभाव है। बिंदु कानूनी वज़न बनाना नहीं है। बिंदु एक ऐसे सौंदर्य से मेल खाना है जिसकी प्राप्तकर्ता अपेक्षा करता है।

क्यों प्राप्तकर्ता “प्रिंट-साइन-स्कैन” रूप की अपेक्षा करते हैं

लोग “स्कैन की हुई प्रति” आंशिक रूप से आदत से और आंशिक रूप से प्रक्रिया से माँगते हैं।

आदत वाला हिस्सा डिजिटल हस्ताक्षर से पुराना है। दशकों तक, हस्ताक्षरित दस्तावेज़ को प्रेषित करने का एकमात्र तरीका कागज़ पर हस्ताक्षर करना और या तो फ़ैक्स करना या स्कैन करना था। स्कैन के दृश्य आर्टिफ़ैक्ट - हल्का झुकाव, शोर, नरम किनारे - “एक असली इंसान ने इस दस्तावेज़ को छुआ” का संकेत बन गए। बहुत सारे कागज़ात संसाधित करने वाले संगठनों ने उस संकेत को आत्मसात कर लिया। उनके फ़ॉर्म अभी भी इसकी माँग करते हैं, भले ही कानूनी बुनियादी ढाँचा आगे बढ़ गया हो।

प्रक्रिया वाला हिस्सा नौकरशाही जड़ता है। कई फ़ॉर्म तब लिखे गए थे जब डिजिटल हस्ताक्षर व्यापक रूप से उपलब्ध नहीं था, और निर्देशों को अद्यतन करना कभी किसी की कतार के शीर्ष पर नहीं पहुँचा। फ़ाइल की समीक्षा करने वाले व्यक्ति को वास्तव में परवाह नहीं हो सकती है कि यह स्कैन की गई थी या नहीं। पाँच साल पहले निर्देश लिखने वाले व्यक्ति ने मान लिया कि यह होगा।

आप इसे सबसे अधिक देखते हैं:

• वीज़ा और वाणिज्य दूतावास आवेदन
• आव्रजन और निवास कागज़ी कार्रवाई
• स्थानीय स्तर पर सरकारी फ़ॉर्म
• पारंपरिक कानूनी और लेखा फ़र्म
• सीमा-पार अनुबंध जहाँ प्रतिपक्ष DocuSign के लिए सेट-अप नहीं है
• पुरानी अनुपालन वर्कफ़्लो वाली कंपनियों में HR ऑनबोर्डिंग कागज़ी कार्रवाई
• बीमा दावा प्रस्तुतिकरण
• कुछ बैंक खाता और ऋण फ़ॉर्म

इन सभी में, कम से कम प्रतिरोध का मार्ग उन्हें वह देना है जो उन्होंने उस प्रारूप में माँगा था जिसकी उन्होंने अपेक्षा की थी। निर्देश के ख़िलाफ़ लड़ना शायद ही कभी भुगतान करता है। मिलान करने में कुछ मिनट लगते हैं।

वर्कफ़्लो

इसके लिए मैं जो उपकरण उपयोग करता हूँ वह है Look Scanned, क्योंकि यह एक ही पास में दोनों चरणों को करता है। हस्ताक्षर और स्कैन प्रभाव एक साथ लागू होते हैं, जो हस्ताक्षर को चिपकाया हुआ दिखने से रोकता है।

1. PDF का अंतिम संस्करण तैयार करें

मसौदे पर हस्ताक्षर न करें। हस्ताक्षर के बाद प्रत्येक संपादन का अर्थ है फिर से शुरू करना। यदि फ़ाइल में टिप्पणियाँ, फ़ॉर्म फ़ील्ड, या ट्रैक किए गए परिवर्तन हैं, तो पहले उन्हें समतल करें। PDF भेजने से पहले कैसे समतल करें उस चरण को कवर करता है।

2. Look Scanned खोलें और फ़ाइल अपलोड करें

PDF को खींचें। फ़ाइल ब्राउज़र में स्थानीय रूप से संसाधित की जाती है। कुछ भी सर्वर पर अपलोड नहीं होता है, जो मायने रखता है यदि दस्तावेज़ में व्यक्तिगत डेटा, अनुबंध की शर्तें, या NDA के अंतर्गत कुछ भी शामिल हो। क्या संवेदनशील दस्तावेज़ों के लिए ऑनलाइन PDF टूल का उपयोग करना सुरक्षित है? बताता है कि यह अंतर कॉस्मेटिक क्यों नहीं है।

3. अपना हस्ताक्षर जोड़ें

उपकरण में हस्ताक्षर बनाने के तीन तरीके हैं:

• एक मौजूदा हस्ताक्षर की छवि अपलोड करें। यह सबसे यथार्थवादी विकल्प है यदि आपके पास पहले से ही पिछले दस्तावेज़ से आपके हस्तलिखित हस्ताक्षर का एक साफ़ स्कैन सहेजा हुआ है।
• अपना नाम टाइप करें और उपकरण को इसे हस्ताक्षर-शैली फ़ॉन्ट में प्रस्तुत करने दें। उपयोगी जब आपको ऐसा कुछ चाहिए जो हस्ताक्षर जैसा दिखे लेकिन आपके पास सहेजी हुई छवि न हो।
• हस्ताक्षर पैड पर अपना हस्ताक्षर खींचें माउस, ट्रैकपैड, या टचस्क्रीन के साथ। यह सबसे स्वाभाविक दिखने वाला परिणाम देता है क्योंकि स्ट्रोक में वास्तविक मानवीय असंगति है।

खींचने की विधि टैबलेट या ट्रैकपैड पर मेरी डिफ़ॉल्ट है। अपलोड की गई छवि डेस्कटॉप पर मेरी डिफ़ॉल्ट है जब मेरे पास एक सहेजी हुई है।

एक बार हस्ताक्षर अंदर आ जाने के बाद, इसे हस्ताक्षर रेखा पर रखें। इसे उस पैमाने पर एक वास्तविक हस्ताक्षर के अनुरूप आकार दें। बहुत छोटे या बहुत पूरी तरह से केंद्रित हस्ताक्षर एक और संकेत हैं।

4. स्कैन प्रभाव लागू करें

यह वह कदम है जो वास्तविक काम करता है।

सेटिंग्स मैं इस क्रम में पहुँचता हूँ:

• ग्रेस्केल या हल्का सेपिया रंग। शुद्ध सफ़ेद पृष्ठभूमि एक गिवअवे है। एक वास्तविक स्कैन लगभग कभी शुद्ध सफ़ेद पृष्ठ का उत्पादन नहीं करता है।
• घुमाव 0.5 से 1.5 डिग्री के आसपास। इससे अधिक लापरवाह दिखता है। इससे कम मंचित दिखता है। यदि दस्तावेज़ में कई पृष्ठ हैं, तो प्रति-पृष्ठ घूर्णन यादृच्छिककरण सक्षम करें ताकि पृष्ठ सभी समान रूप से झुकें नहीं।
• कम शोर, उच्च शोर नहीं। आधुनिक स्कैनर शांत हैं। भारी शोर वही है जो नकली दिखने वाले उपकरण उत्पन्न करते हैं। हल्का अनाज पर्याप्त है।
• हल्का धुंधला। सेंसर कोमलता सूक्ष्म है। आप नहीं चाहते कि टेक्स्ट अपठनीय हो; आप चाहते हैं कि वह पूर्ण डिजिटल-वेक्टर किनारा खो दे।
• DPI लगभग 150-200। उच्च DPI अधिक यथार्थवादी नहीं है। वास्तविक कार्यालय स्कैनर लगभग हमेशा डिफ़ॉल्ट के रूप में 150 या 200 DPI आउटपुट करते हैं। एक 600 DPI “स्कैन” अपने आप में संदिग्ध है।

इन डिफ़ॉल्ट्स का मुद्दा संयम है। अधिकांश नकली स्कैन विफल होते हैं क्योंकि प्रभाव बहुत अधिक डायल किए गए हैं, बहुत कम नहीं।

5. डाउनलोड करें और परिणाम जाँचें

भेजने से पहले, फ़ाइल को उसे बनाने के लिए उपयोग किए गए से अलग व्यूअर में खोलें। हस्ताक्षर पर ज़ूम इन करें। हस्ताक्षर में आसपास के टेक्स्ट के समान ही शोर बनावट होनी चाहिए। यदि हस्ताक्षर अभी भी कुरकुरा दिखता है जबकि पृष्ठ का बाकी हिस्सा नरम है, तो स्कैन प्रभाव हस्ताक्षर परत पर लागू नहीं हुआ और आपको फिर से निर्यात करने की आवश्यकता है।

पृष्ठ पर टेक्स्ट का चयन करने का प्रयास करें। आप नहीं कर पाएँगे। यदि फ़ाइल में अभी भी चयन योग्य टेक्स्ट परत है, तो यह वास्तव में रैस्टराइज़ नहीं हुई थी, और एक सावधान प्राप्तकर्ता बता सकता है।

यह सत्यापन कदम लोगों की अपेक्षा से अधिक समस्याओं को पकड़ता है।

यह वर्कफ़्लो कब गलत विकल्प है

ऐसी स्थितियाँ हैं जहाँ एक स्कैन-शैली हस्ताक्षरित PDF एक नियमित डिजिटल हस्ताक्षर से बेहतर नहीं, बल्कि ख़राब है।

जब कानूनी वज़न रूप से अधिक मायने रखता है। DocuSign, Adobe Sign, या किसी eIDAS-योग्य प्रदाता द्वारा समर्थित डिजिटल हस्ताक्षर हस्ताक्षरकर्ता की पहचान और दस्तावेज़ अखंडता का क्रिप्टोग्राफ़िक प्रमाण रखते हैं। एक स्कैन-शैली PDF इनमें से कोई भी नहीं रखता है। उच्च कानूनी दाँव वाले किसी भी चीज़ के लिए - विलय, बड़े वित्तीय समझौते, विनियमित अनुबंध - क्रिप्टोग्राफ़िक विकल्प का उपयोग करें। स्कैन किया PDF बनाम संपादन योग्य PDF: आपको कौन सा भेजना चाहिए? प्रारूप विकल्प में जाता है।

जब आपकी कंपनी के पास एक अनिवार्य वर्कफ़्लो है। यदि आपका नियोक्ता अनुबंधों के लिए DocuSign का उपयोग करता है, तो DocuSign का उपयोग करें। एक स्कैन-शैली PDF उनके ऑडिट ट्रेल के साथ एकीकृत नहीं होगा, और जब प्रक्रिया एक हस्ताक्षरित लिफ़ाफ़े की अपेक्षा करती है तब एक प्रस्तुत करने से घर्षण होगा।

जब प्राप्तकर्ता ने स्पष्ट रूप से डिजिटल हस्ताक्षर माँगा है। कुछ संगठन दूसरी दिशा में चले गए हैं और अब स्कैन की गई छवियों को अस्वीकार करते हैं। निर्देश पढ़ें। यदि वे एक क्रिप्टोग्राफ़िक रूप से हस्ताक्षरित PDF माँगते हैं, तो एक स्कैन-शैली फ़ाइल ग़लत उत्तर है।

जब दस्तावेज़ मशीन-संसाधित किया जाएगा। यदि प्राप्त करने वाला सिस्टम OCR चलाता है, फ़ील्ड निकालता है, या फ़ाइल को एक ऐसे वर्कफ़्लो में फीड करता है जो चयन योग्य टेक्स्ट की अपेक्षा करता है, तो एक रैस्टराइज़्ड स्कैन-शैली PDF उस पाइपलाइन को तोड़ देगा। उस मामले में, एक साफ़ डिजिटल हस्ताक्षर के साथ संपादन योग्य PDF भेजें।

अंगूठे का नियम: स्कैन-शैली हस्ताक्षर मानव-पठनीय कागज़ात की मानवीय समीक्षा के लिए है। यह एक सार्वभौमिक प्रतिस्थापन नहीं है।

FAQ

क्या प्राप्तकर्ता वास्तव में एक वास्तविक स्कैन और एक स्कैन-शैली PDF के बीच अंतर बता सकते हैं?

कभी-कभी, और यह इस बात पर निर्भर करता है कि प्रभाव कितनी सावधानी से लागू किए गए थे। मामूली सेटिंग्स और एक वास्तविक हस्ताक्षर (खींचा या अपलोड किया गया, टाइप नहीं किया गया) के साथ, परिणाम एक सामान्य समीक्षक के लिए एक वास्तविक स्कैन से अप्रभेद्य है। फ़ॉरेंसिक परीक्षा एक अलग प्रश्न है, और जहाँ यह मायने रखता है वहाँ के लिए यह वर्कफ़्लो उपयुक्त नहीं है।

क्या यह कानूनी है?

एक हस्ताक्षरित स्कैन-शैली PDF का किसी भी अन्य स्कैन किए गए हस्तलिखित हस्ताक्षर के समान ही कानूनी प्रभाव है, जो अधिकांश क्षेत्राधिकारों में साधारण अनुबंधों के लिए व्यापक रूप से स्वीकृत है। यह एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (eIDAS) या एक ESIGN Act डिजिटल हस्ताक्षर के बराबर नहीं है, जो मज़बूत क्रिप्टोग्राफ़िक गारंटी रखते हैं। उस स्तर के आश्वासन की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ों के लिए, एक योग्य ई-हस्ताक्षर प्रदाता का उपयोग करें।

मेरे पास पहले से DocuSign है। क्या मुझे इसकी ज़रूरत है?

यदि प्राप्तकर्ता DocuSign लिफ़ाफ़े स्वीकार करता है, तो DocuSign का उपयोग करें। इस वर्कफ़्लो का उपयोग करने का कारण विशेष रूप से तब है जब प्राप्तकर्ता एक स्कैन जैसा दिखने वाला हस्ताक्षरित PDF चाहता है और कुछ और उन्हें संतुष्ट नहीं करेगा।

क्या मैं इसका उपयोग वीज़ा, आव्रजन, या वाणिज्य दूतावास आवेदन के लिए कर सकता हूँ?

व्यवहार में, कई आवेदक करते हैं, क्योंकि वे आवेदन आमतौर पर एक स्कैन की गई प्रति का अनुरोध करते हैं और एक डिजिटल हस्ताक्षर पथ प्रदान नहीं करते हैं। आवेदन जो माँगता है उसका मिलान करें। यदि निर्देश विशेष रूप से मूल को एक नोटरी के सामने भौतिक रूप से हस्ताक्षरित करने की आवश्यकता करते हैं, तो कोई डिजिटल वर्कफ़्लो इसे प्रतिस्थापित नहीं करता है।

क्या इसके लिए एक भौतिक स्कैनर की आवश्यकता है?

नहीं। यही मुद्दा है। पूरा वर्कफ़्लो एक ब्राउज़र में चलता है। एकमात्र इनपुट एक डिजिटल PDF और एक हस्ताक्षर है, और आउटपुट एक PDF है जो स्कैनर से गुज़रा हुआ दिखता है।

क्या अंतिम PDF में हस्ताक्षर संपादन योग्य होगा?

नहीं। स्कैन प्रभाव लागू होने के बाद, पूरा पृष्ठ एक छवि में रैस्टराइज़ हो जाता है। हस्ताक्षर पृष्ठ का हिस्सा बन जाता है, ठीक वैसे ही जैसे आपने प्रिंट, हस्ताक्षर, और स्कैन किया होता। उस बिंदु के बाद इसे चयनित, स्थानांतरित, या संपादित नहीं किया जा सकता है। यदि आपको बाद में एक साफ़ संपादन योग्य प्रति की आवश्यकता है, तो प्री-स्कैन संस्करण रखें।

अंतिम विचार

इस ईमेल के दूसरी तरफ़ का व्यक्ति आमतौर पर आपकी परीक्षा नहीं ले रहा होता है। वे एक ऐसी प्रक्रिया का पालन कर रहे हैं जो किसी ने डिजिटल हस्ताक्षर के साधारण होने से पहले लिखी थी। वे एक ऐसी फ़ाइल चाहते हैं जो उनकी समीक्षा करने की आदत से मेल खाती हो, और वे अपने दिन के साथ आगे बढ़ना चाहते हैं।

उन्हें वह फ़ाइल दें जो उन्होंने जो माँगा उसके जैसी दिखती है, इसे भेजने से पहले सत्यापित करें, और संपादन योग्य मास्टर अपने लिए रखें।

आमतौर पर यही पूरा काम है।