Ang accounting department ng iyong kliyente ay nagsend lang ng email: “Mangyaring magsubmit ng scanned copy ng iyong invoice para sa aming records.” Tiningnan mo ang iyong magandang na-format na digital invoice at nag-isip — bakit kailangan nila ang scanned version ng isang bagay na digital na?
Maligayang pagdating sa katotohanan ng modernong business processes. Maraming kumpanya ang nangangailangan pa rin ng “scanned” invoices para sa reimbursement, auditing, at record-keeping. Ang magandang balita? Hindi mo kailangang i-print at i-scan ang iyong invoice. May mas matalinong paraan.
Mabilis na Sagot: I-convert ang Invoice sa Scanned PDF sa 4 Hakbang
- Lumikha o i-export ang iyong invoice bilang PDF
- Buksan ang Look Scanned at i-upload ang iyong invoice
- Ayusin ang scan effect para sa propesyonal, realistic na tingnan
- I-download ang iyong scanned invoice — handa na para sa submission
Walang printer. Walang scanner. 100% private — ang iyong mga file ay hindi kailanman iiwan sa iyong device.
Bakit Ang Scanned Invoices Ay Kailangan Pa Rin
Sa digital-first na mundo, maaari mong itatanong kung bakit kahit sino ang maglalayong mag-request ng “scanned” invoice. Nandito kung ano ang tunay na nangyayari:
Corporate Reimbursement Processes
Ang malalaking organisasyon ay madalas na may expense management systems na dinisenyo sa paligid ng physical documents. Ang kanilang workflows ay maaaring mangailangan ng scanned receipts at invoices bilang patunay ng pagbabayad, kahit na ang mga original ay digital.
Audit at Compliance Requirements
Para sa tax purposes at financial audits, ang ilang regulasyon ay nangangailangan na ang invoices ay nasa specific na format. Ang scanned documents ay madalas na itinuturing bilang mas “authentic” kaysa regular na PDFs dahil mas mahirap baguhin.
Tamper-Evident Documentation
Kapag ang invoice ay naka-convert sa scanned image format, ito ay nagiging essentially isang imahe na naka-embed sa PDF. Ginagawa nitong mas mahirap baguhin ang mga amount, dates, o iba pang detalye — nagbibigay ng dagdag na layer ng tiwala.
Consistency with Paper Records
Maraming kumpanya ang nagtutuluy-tuloy na nag-maintain ng both digital at physical archives. Ang pagkakaroon ng lahat ng invoices sa consistent na scanned format — whether originally paper o digital — nagpapasimple ng kanilang record-keeping.
Mga Karaniwang Supported na Invoice Formats
Ang Look Scanned ay maaaring mag-convert ng invoices mula sa iba’t ibang formats:
| Source Format | File Types | Common Sources |
|---|---|---|
| Karamihan ng invoicing software, exported invoices | ||
| Word | .docx, .doc | Invoice templates, custom invoices |
| Excel | .xlsx, .xls | Spreadsheet-based invoices |
| Images | JPG, PNG, WebP | Screenshot invoices, mobile exports |
I-upload lang ang iyong invoice sa anumang format na ito — walang kailangang mag-convert beforehand.
Step-by-Step Guide
Hakbang 1: Ihanda ang Iyong Invoice
Siguraduhin na ang iyong invoice ay may lahat ng kailangang detalye:
- Ang pangalan at contact information ng iyong negosyo
- Pangalan at address ng kliyente
- Invoice number at date
- Itemized list ng services/products
- Total amount due
- Payment terms at methods
Kung hindi mo pa lumikha ng iyong invoice, gamitin ang iyong preferred invoicing tool (FreshBooks, QuickBooks, Wave, o kahit simpleng Word template).
Hakbang 2: I-upload sa Look Scanned
Bisitahin ang lookscanned.io at i-drag ang iyong invoice file papunta sa upload area.
Ang iyong file ay completely processed sa iyong browser. Walang naka-upload sa kahit anong server — essential para sa financial documents na may sensitive information.
Hakbang 3: I-adjust ang Scan Effect
I-customize ang appearance para gawing authentic na scanned ang iyong invoice:
- Colorspace: Panatilihin ang kulay kung may logo o branding ang iyong invoice; gumamit ng grayscale para sa classic look
- Rotation: Magdagdag ng 0.3-0.5° tilt para sa subtle realism
- Noise: Ang mababang noise ay nagdadagdag ng scanner grain nang hindi nababawasan ang detalye
- Blur: Napakababang blur ay nagpapanatili ng readability ng numbers
- Border: Magdagdag ng subtle edges para sa authentic scanned appearance
Hakbang 4: I-download at Mag-submit
I-preview ang iyong scanned invoice upang masiguro na lahat ng text at numbers ay malinaw na readable. Mag-click ng download, at ang iyong scanned PDF ay handa na sundin ang iyong client’s accounting department.
Best Settings para sa Invoices
Ang invoices ay may specific requirements — ang numbers at text ay dapat manatiling clearly readable. Nandito ang aming recommended settings:
| Setting | Recommended Value | Why |
|---|---|---|
| Colorspace | Color (kung may logo) o Grayscale | Panatilihin ang branding o classic look |
| Rotation | 0.3° - 0.5° | Subtle imperfection |
| Noise | Low | Minimal grain para sa clarity |
| Blur | Very Low | Panatilihin ang numbers sharp |
| Contrast | Slightly High | Palakasin ang text visibility |
| Border | On | Authentic page edges |
Mahalagang Paalala: Laging mag-preview ng iyong invoice bago mag-download upang masiguro na lahat ng amounts, dates, at account numbers ay malinaw na makikita.
Pro Tips para sa Invoice Management
Magdagdag ng “PAID” Stamp
Para sa invoices na nabayaran na, isipan ang paggamit ng Look Scanned’s stamp feature upang magdagdag ng “PAID” stamp. Nagbibigay ito ng clear visual confirmation ng payment status.
Batch Process Monthly Invoices
Sa dulo ng bawat buwan, maaaring mayroon kang multiple invoices na i-submit. Ang Look Scanned ay sumusuporta sa batch processing — i-upload ang lahat ng iyong invoices nang sabay-sabay at i-apply ang parehong scan effect sa lahat.
Magdagdag ng Watermarks para sa Protection
Para sa sensitive invoices, isipan ang pagdadagdag ng subtle watermark gamit ang Look Scanned’s watermark feature. Kasama ang options:
- Ang pangalan ng iyong kumpanya
- “COPY” o “ORIGINAL”
- Client-specific identifiers
Panatilihin ang Original Digital Copies
Laging panatilihin ang original, unscanned digital version ng iyong invoices. Ang scanned version ay para sa submission; ang original ay para sa iyong sariling records, accounting software, at possible disputes.
FAQ
Magiging readable pa ba ang invoice numbers?
Oo. Sa recommended na low noise at blur settings, lahat ng text, numbers, at detalye ay manatiling clearly legible. Palaging mag-preview bago mag-download upang mapatunayan.
Maaari ba akong mag-process ng multiple invoices nang sabay?
Absolutely. Ang Look Scanned ay sumusuporta sa batch processing. I-upload ang maraming invoices nang sabay-sabay at i-apply ang parehong settings sa lahat — malaking time saver para sa monthly submissions.
Gumagana ba ito sa mobile?
Oo! Ang Look Scanned ay fully responsive. Maaari kang mag-convert ng invoices sa scanned PDFs direkta mula sa iyong smartphone o tablet — perpekto para sa pag-submit ng invoices habang naglalakbay o nagtratrabaho remotely.
Secure ba ang aking financial documents?
Ganap na secure. Ang Look Scanned ay nag-process ng lahat locally sa iyong browser. Ang iyong invoices — kasama ang lahat ng financial details — ay hindi kailanman umaalis sa iyong device. Ito ay isa sa mga pinaka-private na document tools na available.
Maaari ba akong magdagdag ng aking signature sa invoice?
Oo. Kasama ng Look Scanned ang signature feature na nagpapahintulot sa iyo na gumuhit, mag-type, o mag-upload ng iyong signature. Maaari mong iposisyon ito kahit saan sa invoice bago i-apply ang scan effect.
Paano kung ang aking invoice ay may multiple pages?
Ang Look Scanned ay seamlessly nag-handle ng multi-page documents. Bawat page ay makakakuha ng scan effect, at makakakuha ka ng single PDF na may lahat ng pages included.
Common Use Cases
Freelance Invoice Submissions
Ang mga freelancer ay madalas na nagtratrabaho sa multiple clients na may iba’t ibang invoice requirements. Ang ilan ay gusto ng digital PDFs, iba ay gusto ng scanned copies. Sa Look Scanned, maaari kang mabilis na matugunan ang parehong requirements mula sa single original invoice.
Expense Reimbursements
Kapag nag-submit ng expenses para sa reimbursement, maraming corporate systems ang nangangailangan ng scanned receipts at invoices. I-convert ang iyong digital invoices sa scanned format upang matugunan ang requirements na ito instantly.
Tax Documentation
Para sa tax filing purposes, ang pagkakaroon ng lahat ng invoices sa consistent na scanned format ay maaaring gawing simple ang iyong documentation. Ang ilang accountants at tax professionals ay mas gusto ang scanned invoices para sa kanilang archives.
Client Record Keeping
Kung ang iyong mga kliyente ay nangangailangan ng scanned invoices para sa kanilang sariling accounting systems, maaari mong ibigay ang mga ito sa exact format na kailangan nila nang walang hassle ng printing at scanning.
Related Reading
- Paano Lumikha ng Scanned Copies ng Freelance Contracts
- Paano Mag-scan ng Documents Nang Walang Scanner
- Batch Convert PDFs at Documents sa Scanned-Looking PDFs
- Paano Magdagdag ng Undeletable Watermark sa Iyong PDF
Handa na ba na i-convert ang iyong invoices? Subukan ang Look Scanned ngayon — libre, private, at walang kailangang installation.