Μετατρέψτε Ψηφιακά Τιμολόγια σε Σαρωμένα PDF για Υποβολή Πελατών

Το τμήμα λογιστικής του πελάτη σας μόλις έστειλε ένα μήνυμα: “Παρακαλώ υποβάλετε ένα σαρωμένο αντίγραφο του τιμολογίου σας για τα αρχεία μας.” Κοιτάζετε το όμορφα μορφοποιημένο ψηφιακό τιμολόγιό σας και αναρωτιέστε — γιατί χρειάζονται ένα σαρωμένο αντίγραφο κάτι που είναι ήδη ψηφιακό;

Καλώς ήρθατε στην πραγματικότητα των σύγχρονων επιχειρηματικών διαδικασιών. Πολλές εταιρείες απαιτούν ακόμα “σαρωμένα” τιμολόγια για αποζημιώσεις, ελέγχους και αρχειοθέτηση. Τα καλά νέα; Δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε και να σαρώσετε το τιμολόγιό σας. Υπάρχει ένας πιο έξυπνος τρόπος.

Γρήγορη Απάντηση: Μετατρέψτε το Τιμολόγιο σε Σαρωμένο PDF σε 4 Βήματα

1. Δημιουργήστε ή εξάγετε το τιμολόγιό σας ως PDF
2. Ανοίξτε το Look Scanned και μεταφορτώστε το τιμολόγιό σας
3. Προσαρμόστε το εφέ σάρωσης για ένα επαγγελματικό, ρεαλιστικό εμφάνιση
4. Κατεβάστε το σαρωμένο τιμολόγιό σας — έτοιμο για υποβολή

Χωρίς εκτυπωτή. Χωρίς σαρωτή. 100% ιδιωτικό — τα αρχεία σας δεν φεύγουν ποτέ από τη συσκευή σας.

Γιατί τα Σαρωμένα Τιμολόγια Είναι Ακόμα Απαιτούμενα

Σε έναν ψηφιακό-πρώτο κόσμο, ίσως να αναρωτιέστε γιατί κάποιος θα ήθελε ένα “σαρωμένο” τιμολόγιο. Να τι συμβαίνει πραγματικά:

Διαδικασίες Επιστροφής Χρημάτων Εταιρειών

Οι μεγάλες οργανισμοί συχνά έχουν συστήματα διαχείρισης δαπανών που σχεδιάστηκαν γύρω από φυσικά έγγραφα. Οι ροές εργασίας τους ενδέχεται να απαιτούν σαρωμένες αποδείξεις και τιμολόγια ως απόδειξη πληρωμής, ακόμη και όταν τα πρωτότυπα είναι ψηφιακά.

Απαιτήσεις Ελέγχου και Συμμόρφωσης

Για φορολογικούς σκοπούς και χρηματοοικονομικούς ελέγχους, ορισμένοι κανονισμοί απαιτούν τα τιμολόγια να είναι σε συγκεκριμένη μορφή. Τα σαρωμένα έγγραφα θεωρούνται συχνά περισσότερο “αυθεντικά” από τα κανονικά PDF επειδή είναι δυσκολότερο να τροποποιηθούν.

Τεκμηρίωση Ανθεκτική σε Παραποίηση

Όταν ένα τιμολόγιο μετατρέπεται σε σαρωμένη μορφή εικόνας, γίνεται ουσιαστικά μια εικόνα ενσωματωμένη σε ένα PDF. Αυτό καθιστά πολύ δυσκολότερη την αλλαγή των ποσών, ημερομηνιών ή άλλων λεπτομερειών — παρέχοντας ένα επιπλέον στρώμα εμπιστοσύνης.

Συνέπεια με Έγγραφα Χαρτιού

Πολλές εταιρείες διατηρούν ακόμα ψηφιακά και φυσικά αρχεία. Έχοντας όλα τα τιμολόγια σε συνεπή σαρωμένη μορφή — είτε αρχικά χαρτί είτε ψηφιακά — απλοποιεί την αρχειοθέτησή τους.

Υποστηριζόμενες Κοινές Μορφές Τιμολογίων

Το Look Scanned μπορεί να μετατρέψει τιμολόγια από διάφορες μορφές:

Απλώς μεταφορτώστε το τιμολόγιό σας σε οποιαδήποτε από αυτές τις μορφές — δεν χρειάζεται να μετατρέψετε εκ των προτέρων.

Οδηγός Βήμα προς Βήμα

Βήμα 1: Προετοιμάστε το Τιμολόγιό σας

Βεβαιωθείτε ότι το τιμολόγιό σας περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες:

• Το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησής σας
• Όνομα και διεύθυνση του πελάτη
• Αριθμός και ημερομηνία τιμολογίου
• Κατάλογος υπηρεσιών/προϊόντων
• Σύνολο χρεώσεων
• Όροι πληρωμής και μέθοδοι

Εάν δεν έχετε δημιουργήσει ακόμα το τιμολόγιό σας, χρησιμοποιήστε το προτιμώμενο εργαλείο τιμολόγησής σας (FreshBooks, QuickBooks, Wave, ή ακόμη και ένα απλό πρότυπο Word).

Βήμα 2: Μεταφορτώστε στο Look Scanned

Επισκεφθείτε το lookscanned.io και σύρετε το αρχείο τιμολογίου σας στην περιοχή μεταφόρτωσης.

Το αρχείο σας επεξεργάζεται πλήρως στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Τίποτα δεν μεταφορτώνεται σε κανένα διακομιστή — απαραίτητο για χρηματοοικονομικά έγγραφα που περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες.

Βήμα 3: Προσαρμόστε το Εφέ Σάρωσης

Προσαρμόστε την εμφάνιση για να κάνετε το τιμολόγιό σας φαίνεται ότι σαρώθηκε γνησίως:

• Χρωματικό Χώρο: Διατηρήστε το χρώμα εάν το τιμολόγιό σας έχει λογότυπο ή branding; χρησιμοποιήστε κλίμακα γκρι για κλασική εμφάνιση
• Περιστροφή: Προσθέστε 0.3-0.5° κλίση για λεπτό ρεαλισμό
• Θόρυβος: Ο χαμηλός θόρυβος προσθέτει κόκκο σαρωτή χωρίς να σκοτώνει τις λεπτομέρειες
• Θολότητα: Πολύ χαμηλή θολότητα διατηρεί την αναγνωσιμότητα αριθμών
• Περίγραμμα: Προσθέστε λεπτά άκρα για γνήσια σαρωμένη εμφάνιση

Βήμα 4: Κατεβάστε και Υποβάλετε

Προεπισκόπηση του σαρωμένου τιμολογίου σας για να βεβαιωθείτε ότι όλο το κείμενο και οι αριθμοί είναι καθαρά αναγνώσιμοι. Κάντε κλικ λήψης και το σαρωμένο PDF σας είναι έτοιμο να σταλεί στο τμήμα λογιστικής του πελάτη σας.

Καλύτερες Ρυθμίσεις για Τιμολόγια

Τα τιμολόγια έχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις — οι αριθμοί και το κείμενο πρέπει να παραμείνουν καθαρά αναγνώσιμοι. Εδώ είναι οι προτεινόμενες ρυθμίσεις μας:

Σημαντικό: Πάντοτε προεπισκοπή του τιμολογίου σας πριν κατεβάσετε για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα ποσά, ημερομηνίες και αριθμοί λογαριασμών είναι καθαρά ορατά.

Συμβουλές Pro για Διαχείριση Τιμολογίων

Προσθέστε ένα Σφράγισμα “ΠΛΗΡΩΜΈΝΟ”

Για τιμολόγια που έχουν καταβληθεί, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα σφραγίδας του Look Scanned για να προσθέσετε ένα σφράγισμα “ΠΛΗΡΩΜΈΝΟ”. Αυτό παρέχει ξεκάθαρη οπτική επιβεβαίωση της κατάστασης πληρωμής.

Επεξεργασία Ομάδας Μηνιαίων Τιμολογίων

Στο τέλος κάθε μήνα, ίσως έχετε πολλά τιμολόγια για υποβολή. Το Look Scanned υποστηρίζει επεξεργασία δέσμης — μεταφορτώστε όλα τα τιμολόγιά σας ταυτόχρονα και εφαρμόστε το ίδιο εφέ σάρωσης σε όλα.

Προσθέστε Υδατογραφήματα για Προστασία

Για ευαίσθητα τιμολόγια, σκεφτείτε να προσθέσετε ένα λεπτό υδατογράφημα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα υδατογραφήματος του Look Scanned. Οι επιλογές περιλαμβάνουν:

• Το όνομα της εταιρείας σας
• “ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ” ή “ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ”
• Αναγνωριστικά συγκεκριμένα πελάτη

Διατηρήστε Αρχικά Ψηφιακά Αντίγραφα

Πάντοτε διατηρήστε το πρωτότυπο, μη σαρωμένο ψηφιακό έκδοση των τιμολογίων σας. Η σαρωμένη έκδοση είναι για υποβολή. το πρωτότυπο είναι για τα δικά σας αρχεία, λογισμικό λογιστικής και πιθανές διαφορές.

FAQ

Θα είναι οι αριθμοί τιμολογίου ακόμα αναγνώσιμοι;

Ναι. Με τις προτεινόμενες χαμηλές ρυθμίσεις θορύβου και θολότητας, όλο το κείμενο, οι αριθμοί και οι λεπτομέρειες παραμένουν καθαρά αναγνώσιμοι. Πάντοτε προεπισκοπή πριν κατεβάσετε για επιβεβαίωση.

Μπορώ να επεξεργασθώ πολλά τιμολόγια ταυτόχρονα;

Απολύτως. Το Look Scanned υποστηρίζει επεξεργασία δέσμης. Μεταφορτώστε πολλά τιμολόγια ταυτόχρονα και εφαρμόστε τις ίδιες ρυθμίσεις σε όλα — τεράστια εξοικονόμηση χρόνου για μηνιαίες υποβολές.

Λειτουργεί σε κινητό;

Ναι! Το Look Scanned είναι πλήρως ανταποκρινόμενο. Μπορείτε να μετατρέψετε τιμολόγια σε σαρωμένα PDF απευθείας από το smartphone ή tablet σας — ιδανικό για υποβολή τιμολογίων ενώ ταξιδεύετε ή εργάζεστε εξ αποστάσεως.

Είναι ασφαλή τα χρηματοοικονομικά μου έγγραφα;

Εντελώς. Το Look Scanned επεξεργάζεται όλα τα τοπικά στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Τα τιμολόγιά σας — συμπεριλαμβανομένων όλων των χρηματοοικονομικών λεπτομερειών — δεν φεύγουν ποτέ από τη συσκευή σας. Αυτό είναι ένα από τα πιο ιδιωτικά εργαλεία εγγράφων που διατίθενται.

Μπορώ να προσθέσω την υπογραφή μου στο τιμολόγιο;

Ναι. Το Look Scanned περιλαμβάνει μια δυνατότητα υπογραφής που σας επιτρέπει να σχεδιάσετε, να πληκτρολογήσετε ή να μεταφορτώσετε την υπογραφή σας. Μπορείτε να το τοποθετήσετε σε οποιοδήποτε σημείο στο τιμολόγιο πριν εφαρμόσετε το εφέ σάρωσης.

Τι αν το τιμολόγιό μου έχει πολλές σελίδες;

Το Look Scanned χειρίζεται έγγραφα πολλών σελίδων ανεπιτυχώς. Κάθε σελίδα λαμβάνει το εφέ σάρωσης και θα λάβετε ένα ενιαίο PDF με όλες τις σελίδες που περιλαμβάνονται.

Κοινές Περιπτώσεις Χρήσης

Υποβολές Τιμολογίων Ελεύθερων Επαγγελματιών

Οι ελεύθεροι επαγγελματίες συχνά εργάζονται με πολλούς πελάτες που έχουν διαφορετικές απαιτήσεις τιμολόγησης. Κάποιοι θέλουν ψηφιακά PDF, άλλοι θέλουν σαρωμένα αντίγραφα. Με το Look Scanned, μπορείτε να ικανοποιήσετε γρήγορα και τις δύο απαιτήσεις από ένα μόνο αρχικό τιμολόγιο.

Αποζημιώσεις Δαπανών

Κατά την υποβολή δαπανών για αποζημίωση, πολλά εταιρικά συστήματα απαιτούν σαρωμένες αποδείξεις και τιμολόγια. Μετατρέψτε τα ψηφιακά σας τιμολόγια σε σαρωμένη μορφή για να ικανοποιήσετε αμέσως αυτές τις απαιτήσεις.

Τεκμηρίωση Φόρων

Για σκοπούς φορολογικής δήλωσης, η ύπαρξη όλων των τιμολογίων σε συνεπή σαρωμένη μορφή μπορεί να απλοποιήσει την τεκμηρίωσή σας. Ορισμένοι λογιστές και φορολογικοί επαγγελματίες προτιμούν σαρωμένα τιμολόγια για τα αρχεία τους.

Αρχειοθέτηση Αρχείων Πελατών

Εάν οι πελάτες σας απαιτούν σαρωμένα τιμολόγια για τα δικά τους λογιστικά συστήματα, μπορείτε να τα παρέχετε στη σωστή μορφή που χρειάζονται χωρίς την ταλαιπωρία εκτύπωσης και σάρωσης.

Σχετική Ανάγνωση

• Πώς να Δημιουργήσετε Σαρωμένα Αντίγραφα Συμβάσεων Ελεύθερων Επαγγελματιών
• Πώς να Σαρώσετε Έγγραφα Χωρίς Σαρωτή
• Σαρώσετε Σε Δέσμες Μετατροπή PDF και Εγγράφων σε Σαρωμένα-Μοιάζοντα PDF
• Πώς να Προσθέσετε ένα Αδιαγράφητο Υδατογράφημα στο PDF σας

Έτοιμοι να μετατρέψετε τα τιμολόγιά σας; Δοκιμάστε το Look Scanned τώρα — δωρεάν, ιδιωτικό και χωρίς εγκατάσταση.