আপনার ক্লায়েন্টের অ্যাকাউন্টিং বিভাগ শুধু একটি ইমেল পাঠিয়েছে: “অনুগ্রহ করে আমাদের রেকর্ডের জন্য আপনার চালানের একটি স্ক্যান করা কপি জমা দিন।” আপনি আপনার সুন্দরভাবে ফর্ম্যাট করা ডিজিটাল চালান দেখেন এবং ভাবেন — তাদের কেন এমন কিছুর স্ক্যান করা সংস্করণের প্রয়োজন যা ইতিমধ্যে ডিজিটাল?
আধুনিক ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার বাস্তবতায় স্বাগতম। অনেক কোম্পানি এখনও ফেরত, অডিট এবং রেকর্ড-রাখার জন্য “স্ক্যান করা” চালান প্রয়োজন। ভাল সংবাদ? আপনার চালান প্রিন্ট এবং স্ক্যান করার প্রয়োজন নেই। একটি স্মার্ট উপায় আছে।
দ্রুত উত্তর: 4 ধাপে চালানকে স্ক্যান করা PDF-এ রূপান্তরিত করুন
- আপনার চালান তৈরি বা PDF হিসাবে রপ্তানি করুন
- Look Scanned খুলুন এবং আপনার চালান আপলোড করুন
- স্ক্যান প্রভাব একটি পেশাদার, বাস্তবসম্মত চেহারার জন্য সামঞ্জস্য করুন
- আপনার স্ক্যান করা চালান ডাউনলোড করুন — জমা দেওয়ার জন্য প্রস্তুত
কোন প্রিন্টার নেই। কোন স্ক্যানার নেই। 100% ব্যক্তিগত — আপনার ফাইলগুলি কখনই আপনার ডিভাইস থেকে যায় না।
স্ক্যান করা চালান কেন এখনও প্রয়োজনীয়
একটি ডিজিটাল-প্রথম বিশ্বে, আপনি ভাবতে পারেন কেন কেউ একটি “স্ক্যান করা” চালান চাইবে। এখানে যা সত্যিই ঘটছে তা হল:
কর্পোরেট ফেরত প্রক্রিয়া
বড় সংস্থাগুলি প্রায়শই ভৌত নথির চারপাশে ডিজাইন করা ব্যয় ব্যবস্থাপনা সিস্টেম রয়েছে। তাদের ওয়ার্কফ্লোগুলি অর্থপ্রদানের প্রমাণ হিসাবে স্ক্যান করা রসিদ এবং চালান প্রয়োজন হতে পারে, এমনকি যখন আসলটি ডিজিটাল হয়।
অডিট এবং সম্মতি প্রয়োজনীয়তা
ট্যাক্স উদ্দেশ্য এবং আর্থিক অডিটের জন্য, কিছু নিয়মকানুন চালানগুলি একটি নির্দিষ্ট ফর্ম্যাটে থাকার প্রয়োজন। স্ক্যান করা নথিগুলিকে প্রায়শই নিয়মিত PDF-এর চেয়ে বেশি “খাঁটি” হিসাবে বিবেচনা করা হয় কারণ তারা সংশোধন করা কঠিন।
জালিয়াতি-স্পষ্ট ডকুমেন্টেশন
যখন একটি চালান স্ক্যান করা ইমেজ ফর্ম্যাটে রূপান্তরিত হয়, তখন এটি মূলত একটি PDF-এ এমবেড করা একটি ছবি হয়ে ওঠে। এটি পরিমাণ, তারিখ বা অন্যান্য বিস্তারিত পরিবর্তন করা অনেক বেশি কঠিন করে তোলে — বিশ্বাসের একটি অতিরিক্ত স্তর প্রদান করে।
কাগজ রেকর্ডের সাথে সামঞ্জস্য
অনেক কোম্পানি এখনও ডিজিটাল এবং ভৌত আর্কাইভ উভয়ই বজায় রাখে। সমস্ত চালান একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ স্ক্যান করা ফর্ম্যাটে রাখা — কিনা মূলত কাগজ বা ডিজিটাল — তাদের রেকর্ড-রাখা সরল করে।
সমর্থিত সাধারণ চালান ফর্ম্যাট
Look Scanned বিভিন্ন ফর্ম্যাট থেকে চালান রূপান্তরিত করতে পারে:
| উৎস ফর্ম্যাট | ফাইল প্রকার | সাধারণ উৎস |
|---|---|---|
| বেশিরভাগ বিলিং সফটওয়্যার, রপ্তানি করা চালান | ||
| Word | .docx, .doc | চালান টেমপ্লেট, কাস্টম চালান |
| Excel | .xlsx, .xls | স্প্রেডশীট-ভিত্তিক চালান |
| ছবি | JPG, PNG, WebP | স্ক্রিনশট চালান, মোবাইল এক্সপোর্ট |
সহজেই এই ফর্ম্যাটগুলির যেকোনটিতে আপনার চালান আপলোড করুন — আগে থেকে রূপান্তরিত করার প্রয়োজন নেই।
ধাপ-দ্বারা-ধাপ গাইড
ধাপ 1: আপনার চালান প্রস্তুত করুন
নিশ্চিত করুন আপনার চালান সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে:
- আপনার ব্যবসায়িক নাম এবং যোগাযোগ তথ্য
- ক্লায়েন্টের নাম এবং ঠিকানা
- চালান নম্বর এবং তারিখ
- সেবা/পণ্যগুলির আইটেমযুক্ত তালিকা
- মোট পরিমাণ পাওনা
- পেমেন্ট শর্তাদি এবং পদ্ধতি
যদি আপনি এখনও আপনার চালান তৈরি না করেন, আপনার পছন্দের বিলিং টুল ব্যবহার করুন (FreshBooks, QuickBooks, Wave, বা এমনকি একটি সাধারণ Word টেমপ্লেট)।
ধাপ 2: Look Scanned এ আপলোড করুন
lookscanned.io পরিদর্শন করুন এবং আপলোড এলাকায় আপনার চালান ফাইল টেনে আনুন।
আপনার ফাইল সম্পূর্ণরূপে আপনার ব্রাউজারে প্রক্রিয়া করা হয়। কোনও সার্ভারে কিছুই আপলোড করা হয় না — সংবেদনশীল তথ্য ধারণকারী আর্থিক নথিগুলির জন্য অপরিহার্য।
ধাপ 3: স্ক্যান প্রভাব সামঞ্জস্য করুন
খাঁটিভাবে স্ক্যান করা দেখাতে চেহারা কাস্টমাইজ করুন:
- কালার স্পেস: যদি আপনার চালানে লোগো বা ব্র্যান্ডিং থাকে তবে রঙ রাখুন; একটি ক্লাসিক চেহারার জন্য গ্রেস্কেল ব্যবহার করুন
- রোটেশন: সূক্ষ্ম বাস্তবতার জন্য 0.3-0.5° টিল যোগ করুন
- শোর: কম শোর বিবরণ অস্পষ্ট না করে স্ক্যানার শস্য যোগ করে
- ঝাপসা: খুব কম ঝাপসা সংখ্যা পাঠযোগ্যতা বজায় রাখে
- সীমানা: একটি খাঁটি স্ক্যান করা চেহারার জন্য সূক্ষ্ম প্রান্ত যোগ করুন
ধাপ 4: ডাউনলোড এবং জমা দিন
আপনার স্ক্যান করা চালান পূর্বরূপ করুন যাতে নিশ্চিত করা যায় যে সমস্ত পাঠ এবং সংখ্যা স্পষ্টভাবে পাঠযোগ্য। ডাউনলোড ক্লিক করুন এবং আপনার স্ক্যান করা PDF আপনার ক্লায়েন্টের অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পাঠানোর জন্য প্রস্তুত।
চালানের জন্য সেরা সেটিংস
চালানগুলির নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তা রয়েছে — সংখ্যা এবং পাঠ স্পষ্টভাবে পাঠযোগ্য থাকতে হবে। এখানে আমাদের সুপারিশকৃত সেটিংস রয়েছে:
| সেটিং | সুপারিশকৃত মূল্য | কেন |
|---|---|---|
| কালার স্পেস | রঙ (যদি লোগো উপস্থিত হয়) বা গ্রেস্কেল | ব্র্যান্ডিং বা ক্লাসিক চেহারা সংরক্ষণ করুন |
| রোটেশন | 0.3° - 0.5° | সূক্ষ্ম অপূর্ণতা |
| শোর | কম | স্পষ্টতার জন্য ন্যূনতম শস্য |
| ঝাপসা | খুব কম | সংখ্যা তীক্ষ্ণ রাখুন |
| বৈসাদৃশ্য | সামান্য উচ্চ | পাঠ দৃশ্যমানতা বৃদ্ধি করুন |
| সীমানা | চালু | খাঁটি পৃষ্ঠা প্রান্ত |
গুরুত্বপূর্ণ: সবসময় ডাউনলোড করার আগে আপনার চালান পূর্বরূপ করুন যাতে নিশ্চিত করা যায় যে সমস্ত পরিমাণ, তারিখ এবং অ্যাকাউন্ট সংখ্যা স্পষ্টভাবে দৃশ্যমান।
চালান ব্যবস্থাপনার জন্য পেশাদার টিপস
একটি “পরিশোধিত” স্ট্যাম্প যোগ করুন
এমন চালানগুলির জন্য যা সেটেল করা হয়েছে, Look Scanned এর স্ট্যাম্প বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে একটি “পরিশোধিত” স্ট্যাম্প যোগ করার বিবেচনা করুন। এটি পেমেন্ট স্ট্যাটাসের স্পষ্ট ভিজ্যুয়াল নিশ্চিতকরণ প্রদান করে।
মাসিক চালান ব্যাচ প্রক্রিয়া করুন
প্রতি মাসের শেষে, আপনার জমা দেওয়ার জন্য একাধিক চালান হতে পারে। Look Scanned ব্যাচ প্রক্রিয়াকরণ সমর্থন করে — একবারে সমস্ত আপনার চালান আপলোড করুন এবং সবগুলিতে একই স্ক্যান প্রভাব প্রয়োগ করুন।
সুরক্ষার জন্য ওয়াটারমার্ক যোগ করুন
সংবেদনশীল চালানগুলির জন্য, Look Scanned এর ওয়াটারমার্ক বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে একটি সূক্ষ্ম ওয়াটারমার্ক যোগ করার বিবেচনা করুন। বিকল্পগুলি অন্তর্ভুক্ত করে:
- আপনার কোম্পানির নাম
- “অনুলিপি” বা “আসল”
- ক্লায়েন্ট-নির্দিষ্ট সনাক্তকারী
আসল ডিজিটাল কপি রাখুন
সর্বদা আপনার চালানগুলির আসল, অস্ক্যান করা ডিজিটাল সংস্করণ ধরে রাখুন। স্ক্যান করা সংস্করণ জমা দেওয়ার জন্য; আসল আপনার নিজের রেকর্ড, অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার এবং সম্ভাব্য বিরোধের জন্য।
FAQ
চালান সংখ্যা এখনও পাঠযোগ্য হবে কি?
হ্যাঁ। সুপারিশকৃত কম শোর এবং ঝাপসা সেটিংসের সাথে, সমস্ত পাঠ, সংখ্যা এবং বিবরণ স্পষ্টভাবে পাঠযোগ্য থাকে। ডাউনলোড করার আগে সর্বদা পূর্বরূপ করুন যাতে নিশ্চিত করা যায়।
আমি একবারে একাধিক চালান প্রক্রিয়া করতে পারি?
একেবারে। Look Scanned ব্যাচ প্রক্রিয়াকরণ সমর্থন করে। একাধিক চালান একযোগে আপলোড করুন এবং সবগুলিতে একই সেটিংস প্রয়োগ করুন — মাসিক জমা দেওয়ার জন্য একটি বিশাল সময় সাশ্রয়।
এটি মোবাইলে কাজ করে?
হ্যাঁ! Look Scanned সম্পূর্ণ প্রতিক্রিয়াশীল। আপনি সরাসরি আপনার স্মার্টফোন বা ট্যাবলেট থেকে চালানগুলি স্ক্যান করা PDF-এ রূপান্তরিত করতে পারেন — ভ্রমণ করার সময় বা দূরবর্তীভাবে কাজ করার সময় চালান জমা দেওয়ার জন্য নিখুঁত।
আমার আর্থিক নথি সুরক্ষিত?
সম্পূর্ণভাবে। Look Scanned সবকিছু আপনার ব্রাউজারে স্থানীয়ভাবে প্রক্রিয়া করে। আপনার চালান — সমস্ত আর্থিক বিবরণ সহ — কখনই আপনার ডিভাইস থেকে যায় না। এটি উপলব্ধ সবচেয়ে ব্যক্তিগত নথি সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি।
আমি চালানে আমার স্বাক্ষর যোগ করতে পারি?
হ্যাঁ। Look Scanned একটি স্বাক্ষর বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত করে যা আপনাকে আপনার স্বাক্ষর আঁকতে, টাইপ করতে বা আপলোড করতে দেয়। স্ক্যান প্রভাব প্রয়োগ করার আগে আপনি এটি চালানে যেকোনো জায়গায় অবস্থান করতে পারেন।
যদি আমার চালান একাধিক পৃষ্ঠা থাকে?
Look Scanned বহু-পৃষ্ঠা নথিগুলি নির্বিঘ্নে পরিচালনা করে। প্রতিটি পৃষ্ঠা স্ক্যান প্রভাব পায় এবং আপনি সমস্ত পৃষ্ঠা অন্তর্ভুক্ত একটি একক PDF পাবেন।
সাধারণ ব্যবহারের ক্ষেত্রে
ফ্রিল্যান্স চালান জমা দিন
ফ্রিল্যান্সাররা প্রায়শই একাধিক ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করে যাদের বিভিন্ন চালান প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। কেউ ডিজিটাল PDF চায়, অন্যরা স্ক্যান করা কপি চায়। Look Scanned দিয়ে, আপনি একটি একক আসল চালান থেকে দ্রুত উভয় প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে পারেন।
ব্যয় ফেরত
ফেরতের জন্য ব্যয় জমা দেওয়ার সময়, অনেক কর্পোরেট সিস্টেম স্ক্যান করা রসিদ এবং চালান প্রয়োজন। আপনার ডিজিটাল চালানগুলি স্ক্যান করা ফর্ম্যাটে রূপান্তরিত করুন এই প্রয়োজনীয়তাগুলি অবিলম্বে পূরণ করতে।
ট্যাক্স ডকুমেন্টেশন
ট্যাক্স ফাইলিং উদ্দেশ্যে, সমস্ত চালান একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ স্ক্যান করা ফর্ম্যাটে রাখা আপনার ডকুমেন্টেশন সরল করতে পারে। কিছু অ্যাকাউন্ট্যান্ট এবং ট্যাক্স পেশাদাররা তাদের আর্কাইভের জন্য স্ক্যান করা চালান পছন্দ করেন।
ক্লায়েন্ট রেকর্ড রাখা
যদি আপনার ক্লায়েন্টরা তাদের নিজস্ব অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের জন্য স্ক্যান করা চালান প্রয়োজন, আপনি তাদের ঠিক ফর্ম্যাটে তাদের প্রয়োজন ছাড়াই প্রদান করতে পারেন প্রিন্ট এবং স্ক্যান করার বিরক্তি।
সম্পর্কিত পড়া
- ফ্রিল্যান্স চুক্তির স্ক্যান করা কপি কীভাবে তৈরি করবেন
- স্ক্যানার ছাড়া নথি কীভাবে স্ক্যান করবেন
- ব্যাচ রূপান্তরিত করুন PDF এবং নথি স্ক্যান করা দেখতে PDF-এ
- আপনার PDF-এ একটি অপরিবর্তনীয় জলচিহ্ন কীভাবে যোগ করবেন
আপনার চালান রূপান্তরিত করার জন্য প্রস্তুত? এখনই Look Scanned চেষ্টা করুন — বিনামূল্যে, ব্যক্তিগত এবং কোন ইনস্টলেশন প্রয়োজন নেই।