Jou kliënt se rekeningkundige afdeling het juis ’n e-pos gestuur: “Dien asseblief ’n geskande kopie van jou faktura in vir ons rekords.” Jy kyk na jou pragtig geformatteerde digitale faktura en wonder — hoekom het hulle ’n geskande weergawe van iets nodig wat alreeds digitaal is?
Welkom by die werklikheid van moderne besigneisprosesse. Baie maatskappye vereis steeds “geskande” fakture vir terugbetaling, oudit en argivering. Die goeie nuus? Jy hoef jou faktura nie uit te druk en te skandeer nie. Daar is ’n slimmer manier.
Vinnige Antwoord: Skakel Faktura na Geskande PDF in 4 Stappe
- Genereer of voer jou faktura uit as ’n PDF
- Maak Look Scanned oop en laai jou faktura op
- Pas die skandeereffek aan vir ’n professionele, realistiese voorkoms
- Laai jou geskande faktura af — gereed vir indiening
Geen drukker. Geen skandeerder. 100% privaat — jou lêers verlaat nooit jou toestel nie.
Waarom Geskande Fakture Steeds Vereis Word
In ’n digitaal-eerste wêreld, wonder jy dalk waarom iemand ’n “geskande” faktura nodig sou hê. Hier is wat werklik gebeur:
Korporatiewe Terugbetalingsprosesse
Groot organisasies het dikwels uitgawebestuurstelsels wat rondom fisiese dokumente ontwerp is. Hulle werkstrome mag geskande kvitansies en fakture vereis as bewys van betaling, selfs wanneer die originals digitaal is.
Oudit- en Nalewingsvereistes
Vir belastingdoeleindes en finansiële audits vereis sommige regulasies dat fakture in ’n bepaalde formaat wees. Geskande dokumente word dikwels as “outentiek” beskou as gereelde PDF’s omdat dit moeiliker is om aan te pas.
Tamper-Evident Dokumentasie
Wanneer ’n faktura na ’n geskande beeldformaat omgeskakel word, word dit essensieël ’n beeld wat in ’n PDF ingebid is. Dit maak dit veel moeiliker om die bedrae, datums of ander besonderhede te verander — verskaffing van ’n ekstra laag van vertroue.
Konsistensie met Papierkopieë
Baie maatskappye hou steeds beide digitale en fisiese argiewe. Die feit dat alle fakture in ’n konsekwente geskande formaat is — of oorspronklik papier of digitaal — vereenvoudig hul argivering.
Algemene Faktuurformate Ondersteun
Look Scanned kan fakture van verskeie formate omskakel:
| Bronformaat | Lêertipes | Algemene Bronne |
|---|---|---|
| Meeste faktureringssoftware, uitgevoerde fakture | ||
| Word | .docx, .doc | Faktuursjablone, persoonlike fakture |
| Excel | .xlsx, .xls | Sigblad-gebaseerde fakture |
| Beelde | JPG, PNG, WebP | Skermkopie fakture, mobiele uitvoere |
Laai eenvoudig jou faktura op in enige van hierdie formate — geen behoefte om vooraf om te skakel nie.
Stap-vir-Stap Gids
Stap 1: Berei Jou Faktura Voor
Maak seker jou faktura bevat alle nodige besonderhede:
- Jou besigheidsaam en kontakinligting
- Kliënt se naam en adres
- Faktuurnommer en datum
- Itemgelijste dienste/produkte
- Totale bedrag verskuldig
- Betalingsterme en metodes
Indien jy nog nie jou faktura geskep het nie, gebruik jou voorkeursfaktureringsapp (FreshBooks, QuickBooks, Wave, of selfs ’n eenvoudige Word-sjabloon).
Stap 2: Laai na Look Scanned op
Besoek lookscanned.io en sleep jou faktuurlêer na die laaiarea.
Jou lêer word volledig in jou blaaier verwerk. Niks word na enige bediener opgelai nie — noodsaaklik vir finansiële dokumente wat sensitiewe inligting bevat.
Stap 3: Pas die Skandeereffek aan
Stel die voorkoms aan om jou faktura outentiek geskande te laat lyk:
- Kleurruimte: Hou kleur as jou faktura ’n logo of handelsmerk het; gebruik graskalig vir ’n klassieke voorkoms
- Rotasie: Voeg 0.3-0.5° kantel by vir subtiele realisme
- Ruis: Lae ruis voeg skandeerkorrel by sonder details te onderskeep
- Vervaging: Baie lae vervaging handhaaf getallelesbaarheid
- Rand: Voeg subtiele kante by vir ’n outentieke geskande voorkoms
Stap 4: Laai af en Dien In
Bekyk jou geskande faktura om seker te maak dat alle teks en getalle duidelik leesbaar is. Klik laai af, en jou geskande PDF is gereed om na jou kliënt se rekeningkundige afdeling te stuur.
Beste Instellings vir Fakture
Fakture het spesifieke vereistes — getalle en teks moet duidelik leesbaar bly. Hier is ons aanbevole instellings:
| Instelling | Aanbevole Waarde | Waarom |
|---|---|---|
| Kleurruimte | Kleur (as logo teenwoordig) of Graskalig | Bewaar handelsmerk of klassieke voorkoms |
| Rotasie | 0.3° - 0.5° | Subtiele onvolkomenheid |
| Ruis | Laag | Minimale korrel vir duidelikheid |
| Vervaging | Baie Laag | Hou getalle skerp |
| Kontras | Effens Hoog | Versterk tekssigtbaarheid |
| Rand | Aan | Outentieke bladerkante |
Belangrik: Bekyk altyd jou faktura voor u laai af om seker te maak dat alle bedrae, datums en rekeninggetalle duidelik sigbaar is.
Pro Wenke vir Faktuurbestuur
Voeg ’n “BETAALD” Stempel by
Vir fakture wat gestel is, oorweeg om Look Scanned se stempelfunksie te gebruik om ’n “BETAALD” stempel by te voeg. Dit bied duidelike visuele bevestiging van betalingstatus.
Batch Verwerk Maandelikse Fakture
Aan die einde van elke maand het jy dalk veelvuldige fakture om in te dien. Look Scanned ondersteun skakelverwerking — laai al jou fakture gelyktydig op en pas dieselfde skandeereffek op almal toe.
Voeg Watermerke by vir Beskerming
Vir sensitiewe fakture, oorweeg om ’n subtiele watermerk by te voeg deur Look Scanned se watermerkfunksie. Opsies sluit in:
- Jou maatskappynaam
- “KOPIE” of “ORIGINEEL”
- Kliënt-spesifieke identifiseerders
Hou Oorspronklike Digitale Kopieë
Behou altyd die oorspronklike, ungeskande digitale weergawe van jou fakture. Die geskande weergawe is vir indiening; die oorspronklike is vir jou eie rekords, rekeningkundige sagteware en moontlike geskille.
Veelgestelde Vrae
Sal die faktuurnommers steeds leesbaar wees?
Ja. Met die aanbevole lae ruis- en vervagingsinstellings bly alle teks, getalle en besonderhede duidelik leesbaar. Bekyk altyd voor u laai af om te bevestig.
Kan ek veelvuldige fakture gelyktydig verwerk?
Beslis. Look Scanned ondersteun skakelverwerking. Laai verskeie fakture gelyktydig op en pas dieselfde instellings op almal toe — ’n massiewe tydsbesparing vir maandelikse indienings.
Werk dit op mobiel?
Ja! Look Scanned is volledig responsief. Jy kan fakture na geskande PDF’s omskakel direk vanaf jou smaartfoon of tablet — perfek vir die indiening van fakture terwyl jy rondwerk of op afstand werk.
Is my finansiële dokumente beveiligd?
Volledig. Look Scanned verwerk alles plaaslik in jou blaaier. Jou fakture — insluitend alle finansiële besonderhede — verlaat nooit jou toestel nie. Dit is een van die mees private dokumentgereedskapsopsies.
Kan ek my handtekening by die faktura voeg?
Ja. Look Scanned bevat ’n handtekeningfunksie wat jou toelaat om jou handtekening te teken, te tik of op te laai. Jy kan dit enige plek op die faktura posisioneer voordat jy die skandeereffek toepas.
Wat as my faktura veelvuldige bladsye het?
Look Scanned hanteer veelsydige dokumente semloos. Elke bladsy ontvang die skandeereffek, en jy sal ’n enkele PDF met alle bladsye inbegrep kry.
Algemene Gebruikskursusse
Freelance Faktuurindienings
Freelancers werk dikwels met veelvuldige kliënte wat verskillende faktuurvereistes het. Sommige wil digitale PDF’s, ander wil geskande kopieë. Met Look Scanned kan jy vinnig beide vereistes van ’n enkele oorspronklike faktura bevredig.
Uitgawe Terugbetalings
Wanneer jy uitgawes vir terugbetaling indien, vereis baie korporatiewe stelsels geskande kvitansies en fakture. Skakel jou digitale fakture na geskande formaat om hierdie vereistes onmiddellik te vervul.
Belastingdokumentasie
Vir belastingaangifte kan dit voordelig wees om alle fakture in ’n konsekwente geskande formaat te hê. Party boekhouders en belastingprofessionals verkies geskande fakture vir hul argiewe.
Kliëntrekordhouding
Indien jou kliënte geskande fakture vir hul eie rekeningkundige stelsels vereis, kan jy hulle in die presiese formaat wat hulle nodig het verskaaf — sonder die gedoe om af te druk en te skandeer.
Verwante Lees
- Hoe om Geskande Kopieë van Freelance-Kontrakte te Maak
- Hoe om Dokumente Sonder ’n Skandeerder te Skandeer
- Skakelkonvert PDF’s en Dokumente in Geskande-Soortgelyk PDF’s
- Hoe om ’n Onwisbare Watermerk by Jou PDF Toe te Voeg
Gereed om jou fakture om te skakel? Probeer Look Scanned nou — gratis, privaat, en geen installasie vereis nie.